Coordonateur(trice) aux Ventes

RÔLE 

Le ou la coordonnateur(trice) aux ventes relève directement de la directrice des ventes.  Il/elle est chargé(e) de planifier, organiser, diriger et contrôler les activités des groupes en vue de satisfaire les besoins et attentes de la clientèle et de s’assurer de l’efficacité et de la rentabilité du service.  

RESPONSABILITÉS 

• Assurer le service à la clientèle suite à la signature des contrats de vente par les gestionnaires des ventes; 

• Coordonner les événements de groupes selon les spécifications aux contrats, les besoins et attentes des clients, tout en assurant la disponibilité des ressources requises et le respect des standards de service de l’établissement; 

• Rédaction des bons de commande et distribution aux différents départements de l’établissement pour réalisation de l’événement client; 

• Préparation des plans d’aménagement des événements et distribution aux différents départements de l’établissement; 

• Responsable de la facturation des événements de groupe et de la saine gestion des paiements;  

• Collaborer avec le service de la comptabilité afin de s’assurer que la facturation est détaillée et exacte; 

• Assurer une correspondance efficace et pertinente avec les clients afin de finaliser le programme; 

• S’assurer de la satisfaction des clients lors de la planification, pendant et après les événements; 

• En l’absence des gestionnaires des ventes, répondre aux appels de demande d’information, effectuer des visites de ventes et répondre aux besoins des clients; 

• Représenter l’hôtel avec le plus haut niveau d’intégrité, de professionnalisme et de sincérité; 

• Responsable de la rencontre hebdomadaire de planification des événements à venir avec l’équipe de gestion ; 

• Production de rapports mensuels de ventes; 

• Prendre part aux mises à jour des documents de ventes et système informatiques périodiquement; 

• Se conformer aux standards de l’établissement et des Services d’Hospitalité RIMAP; 

• Participations aux événements de sollicitation clients et foires commerciales; 

• Participer au programme « directeur en devoir »; 

• Toutes autres tâches connexes. 

COMPÉTENCES & QUALIFICATIONS 

• Français, anglais parlé et écrit.  Nous accueillons une clientèle internationale la raison pour laquelle l'anglais est un prérequis. Connaissance d’une troisième langue, un atout; 

• Maîtrise les logiciels Ci-Ty et Opéra, un atout; 

• Expérience de travail avec la suite MS Office; 

• Passionné, créatif, enthousiaste et engagé; 

• Démontre des aptitudes supérieures à développer et entretenir un réseau de contact à haut niveau; 

• Compétences en organisation et coordination d’événements, bon négociateur; 

• À l’écoute et dédié à la clientèle; 

• Personnalité inspirante, charismatique et aisance à travailler en équipe; 

• Souci du travail et structure de travail; 

• Capacité à bien gérer son temps, son stress et différents dossiers en même temps; 

• Adaptation rapide aux changements; 

• Démontrer un sens professionnel élevé et détenir beaucoup d’entregent; 

• Flexibilité dans les horaires de travail et avoir une disponibilité pour les clients.