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4 étapes pour bien accueillir un nouvel employé

L’accueil et l’intégration d’un nouvel employé représentent la dernière étape, et non la moindre, du processus de dotation. Quels sont les avantages d’un tel processus ? Quelles sont les étapes à suivre pour bien accueillir un nouveau membre dans son équipe ?

Les avantages d’un accueil et d’une intégration réussis
Bien accueillir et intégrer un nouvel employé demande du temps et de l’énergie, c’est vrai. Il s’agit toutefois d’un investissement qui engendre de nombreux bénéfices :
•    Meilleure intégration sociale et professionnelle de l’employé dans son nouvel environnement de travail ;
•    Adhésion à la mission, à la culture, aux valeurs et aux objectifs de l’organisation ;
•    Autonomie de l’employé plus rapide ;
•    Meilleure compréhension des attentes relatives aux tâches et aux responsabilités ;
•    Engagement et mobilisation accrus ;
•    Augmentation de la rétention des recrues.

Étape 1 : Préparation à l’accueil
Commencer un nouvel emploi, c’est toujours stressant. C’est pourquoi on doit tout mettre en œuvre pour que la première journée (et les suivantes, évidemment !) se déroule bien.
Il importe de jumeler l’arrivant à un parrain, un employé expérimenté qui saura répondre à toutes ses questions et lui fournir le soutien nécessaire à son intégration. Le choix du parrain est donc important.
Aide-mémoire pour la préparation de l’accueil :

- Appeler le nouvel employé, ou lui écrire, pour confirmer la date et l’heure de l’accueil, ainsi que le nom de la personne responsable
- Avertir l’équipe de la date d’arrivée du nouvel employé
- Préparer un cartable contenant tous les documents importants (historique de l’entreprise, organigramme, programme d’aide aux employés, assurance…)
- Préparer l’environnement de travail (téléphone, ordinateur, papeterie, surface de travail propre, courriel, code d’accès, carte magnétique…)
- Planifier la formation technique, au besoin

Étape 2 : Accueil
Un accueil chaleureux et planifié fait toute la différence. « C’est le supérieur immédiat, ou un responsable des ressources humaines, qui devrait accueillir le nouveau venu, à l’heure convenue, et le présenter aux membres de l’équipe qu’il intègre. Il faut que cette personne se sente la bienvenue dans l’équipe. C’est dans les premières minutes, les premières heures suivant son arrivée, qu’il se fera une idée de ce qui l’attend dans votre entreprise », souligne Martin Lamothe, recruteur chez Hôtelleriejobs.com.
Aide-mémoire pour l’accueil :
- Accueil par le supérieur immédiat
- Visite du secteur de travail et présentation des collègues et du parrain
- Présentation de la mission, des valeurs et des objectifs de l’organisation
- Discussion concernant les fonctions et les responsabilités
- Information sur les politiques, les procédures et le code de conduite
- Remise du cartable d’information (voir l’aide-mémoire de l’étape 1)
- Visite des différents secteurs de l’entreprise

Étape 3 : Intégration
C’est lors de cette étape que le nouveau membre de l’équipe s’approprie ses nouvelles fonctions. Son parrain l’aidera à bien intégrer l’équipe, lui expliquera ce qu’on attend de lui et le lui donnera la formation nécessaire liée à l’exécution de ses tâches.
Le rôle du parrain consiste également à observer le nouvel employé en situation réelle et à s’assurer qu’il effectue son travail correctement. Il lui donne de la rétroaction en continu.
Aide-mémoire pour l’intégration :
- Présentation du parrain
- Discussion concernant les attentes de chacun par rapport à l’entraînement à la tâche
- Présentation des rôles, des responsabilités et des tâches liées à l’emploi, incluant les méthodes de travail
- Explication, observation, expérimentation et rétroaction

Étape 4 : Suivi
Le suivi consiste à évaluer la satisfaction de l’employé par rapport à son accueil et à son intégration. C’est grâce aux commentaires des nouveaux venus que l’organisation pourra revoir, au besoin, ses façons de faire.
Une rencontre avec le supérieur immédiat est à prévoir. C’est le moment par excellence pour effectuer les mises au point qui s’imposent et répondre aux questions de l’employé.
Aide-mémoire pour le suivi :
- Évaluation par le supérieur immédiat
- Évaluation de la satisfaction de l’employé
- Rétroaction sur l’intégration par le parrain (forces et points à améliorer)
- Identification des besoins de formation

Suivez ces 4 étapes et vous verrez une grande différence dans l’intégration et le bien-être des nouveaux employés dans votre organisation.

Myriam Bérubé

Notre blogueuse Hotelleriejobs, Myriam Bérubé, conseillère en communication et rédactrice, collabore avec les chefs d'entreprise afin d'améliorer la circulation de l'information à l'intérieur de leur organisation. Reconnaissance au travail, courriel efficace, réunion mobilisatrice… voilà ses principaux champs d’intérêt. Dans ses temps libres, elle jardine, lit des romans policiers, découvre de nouvelles recettes à tester et, par-dessus tout, passe du temps de qualité avec sa petite tornade de 6 ans.