5 étapes pour préparer et favoriser l'accueil d'un nouvel employé
L’accueil d’un nouvel employé, ou le processus d’accueil et
d’intégration, pourrait vous paraître comme le moindre de vos soucis RH.
Cependant, c’est une étape cruciale qui suit le processus d’embauche.
Plus officiellement, le processus d’accueil et d’intégration (ou
onboarding) est un terme qu’on utilise dans les entreprises pour faire
référence à l’intégration d’un nouvel employé dans l’équipe ou dans
l’organisation. Étonnamment, peu d’entreprises emploient ce processus.
Pourquoi est-ce étonnant? demandez-vous. Le « onboarding n’est pas si important que ça » est une déclaration que je conteste fortement. Et si vous faisiez vous-même une analyse du roulement de votre personnel : la majorité des employés qui quittent ont-ils été employés pour une période de moins de 6 mois? Il y a bien des chances que ce soit le cas, et vous êtes dans le même bateau que la plupart des autres entreprises.
L’importance d’un onboarding efficace au moment de l’accueil d’un nouvel employé dans l’équipe
Si vous croyez que votre processus de recrutement et de sélection est efficace, comment expliquer pourquoi vos nouveaux employés n’arrivent pas à s’intégrer? N’aimaient-ils pas le travail? Ont-ils perdu toute motivation? Étaient-ils moins performants qu’ils auraient dû l’être? Croyez-le ou non, les réponses à ces questions dépendent d’un processus d’accueil et d’intégration efficace.
Toutefois, si vous arrivez à bien accueillir un nouvel employé dans votre équipe et dans votre entreprise, vous pouvez vous attendre non seulement à des niveaux d’anxiété moins élevés et moins d’ambiguïté de rôles, mais vous pourrez aussi remarquer un degré d’engagement plus élevé envers votre organisation, un meilleur rendement au travail et un taux de roulement moins élevé.
Je sais ce que vous devez penser : « Est-ce possible qu’un mauvais onboarding puisse faire autant de tort? » La réponse est : OUI! De plus, plusieurs études et recherches ont été faites par des experts qui le confirment. Quelle est donc la raison pour laquelle les entreprises n’accueillent pas leurs nouveaux employés plus activement? À vrai dire, je n’en ai aucune idée! Heureusement, tout ce que vous avez à faire maintenant, c’est de suivre ces 5 étapes, et vous serez en bonne voie de devenir un grand leader RH!
Étape 1 : connaissez votre public!
Ceci est probablement la première règle des affaires (et si elle ne l’est pas, elle devrait l’être!). C’est vraiment très simple : vous devez savoir avec qui vous traitez afin de fournir à cette personne les choses dont elle a besoin, ce qui vous permettra d’obtenir ce que vous voulez en retour.
Compte tenu que l’accueil et l’intégration consiste essentiellement à montrer au nouvel employé son rôle, ses fonctions, la culture organisationnelle, etc., il est aussi important que vous appreniez à connaître la personnalité de cet employé. Apprend-il mieux quand on lui dit quoi faire, ou préfère-t-il une approche plus pratique? Préférerait-il une journée d’orientation organisée, ou préfère-t-il la spontanéité? Aimerait-il rencontrer ses nouveaux collègues lors d’une grande rencontre, ou est-ce qu’une rencontre individuelle serait moins intimidante pour lui?
Les réponses à toutes ces questions – et à beaucoup d’autres – ne se trouvent pas dans un CV et ne peuvent pas être obtenues pendant une entrevue d’une heure. Cependant, vous pouvez les trouver si vous connaissez la personnalité de votre nouvel employé.
Demandez-lui donc de faire un test psychométrique AVANT de l’accueillir dans votre équipe. Les résultats vous donneront un très bon aperçu de la personnalité de l’employé, de sa façon d’apprendre et de ses sources de motivation. Ils vous diront également s’il est à l’aise dans de grands groupes et quel est leur résistance à la pression.
Ainsi armé, vous pourrez mieux vous préparer pour assurer que vos efforts quant à l’accueil d’un nouvel employé ne soient pas faits en vain. Toutefois, assurez-vous de choisir le bon test!
Étape 2 : préparez-vous
Plusieurs individus dans l’entreprise, et surtout ceux de l’équipe, ont besoin de se préparer pour accueillir un nouvel employé. Voici quelques choses que vous devez faire à cette étape :
• Assurez-vous que l’équipe sache la date d’arrivée du nouvel employé.
• Préparez une chemise ou un cartable dans lequel le nouvel employé trouvera les documents importants portant sur l’organisation et sur l’emploi.
• Planifiez le programme de la journée pour le nouvel employé (p. ex. 8h à 9h : visite du bureau, 9h à 10h : rencontre avec supérieur immédiat, 10h à 11h : présentation des politiques et procédures de l’organisation, etc.).
• Préparez le lieu de travail du nouvel employé (p. ex. téléphone, ordinateur portable, papeterie, nettoyer la surface de travail, etc.).
• Commandez les fournitures nécessaires.
• Assurez-vous que le nouvel employé a tous ses accès (mots de passe, carte magnétique, etc.)
• Appelez le nouvel employé pour confirmer la date, l’heure et le lieu de sa première journée.
Il est important de noter que cette liste n’est pas exhaustive, mais que les points qui s’y trouvent devraient être respectés. Par contre, vous pouvez faire l’effort supplémentaire pour que votre nouvel employé se sente le bienvenu, surtout si vous voulez pleinement tirer profit d’un onboarding efficace. En effet, le nouvel employé appréciera certainement que vous équipiez ses nouveaux collègues de porte-noms, que vous organisiez un dîner pour lui et son nouveau gestionnaire, et que vous affichiez un écriteau « Bienvenue! » lors de son arrivée.
En savoir plus | atmanco.com
Pourquoi est-ce étonnant? demandez-vous. Le « onboarding n’est pas si important que ça » est une déclaration que je conteste fortement. Et si vous faisiez vous-même une analyse du roulement de votre personnel : la majorité des employés qui quittent ont-ils été employés pour une période de moins de 6 mois? Il y a bien des chances que ce soit le cas, et vous êtes dans le même bateau que la plupart des autres entreprises.
L’importance d’un onboarding efficace au moment de l’accueil d’un nouvel employé dans l’équipe
Si vous croyez que votre processus de recrutement et de sélection est efficace, comment expliquer pourquoi vos nouveaux employés n’arrivent pas à s’intégrer? N’aimaient-ils pas le travail? Ont-ils perdu toute motivation? Étaient-ils moins performants qu’ils auraient dû l’être? Croyez-le ou non, les réponses à ces questions dépendent d’un processus d’accueil et d’intégration efficace.
Toutefois, si vous arrivez à bien accueillir un nouvel employé dans votre équipe et dans votre entreprise, vous pouvez vous attendre non seulement à des niveaux d’anxiété moins élevés et moins d’ambiguïté de rôles, mais vous pourrez aussi remarquer un degré d’engagement plus élevé envers votre organisation, un meilleur rendement au travail et un taux de roulement moins élevé.
Je sais ce que vous devez penser : « Est-ce possible qu’un mauvais onboarding puisse faire autant de tort? » La réponse est : OUI! De plus, plusieurs études et recherches ont été faites par des experts qui le confirment. Quelle est donc la raison pour laquelle les entreprises n’accueillent pas leurs nouveaux employés plus activement? À vrai dire, je n’en ai aucune idée! Heureusement, tout ce que vous avez à faire maintenant, c’est de suivre ces 5 étapes, et vous serez en bonne voie de devenir un grand leader RH!
Étape 1 : connaissez votre public!
Ceci est probablement la première règle des affaires (et si elle ne l’est pas, elle devrait l’être!). C’est vraiment très simple : vous devez savoir avec qui vous traitez afin de fournir à cette personne les choses dont elle a besoin, ce qui vous permettra d’obtenir ce que vous voulez en retour.
Compte tenu que l’accueil et l’intégration consiste essentiellement à montrer au nouvel employé son rôle, ses fonctions, la culture organisationnelle, etc., il est aussi important que vous appreniez à connaître la personnalité de cet employé. Apprend-il mieux quand on lui dit quoi faire, ou préfère-t-il une approche plus pratique? Préférerait-il une journée d’orientation organisée, ou préfère-t-il la spontanéité? Aimerait-il rencontrer ses nouveaux collègues lors d’une grande rencontre, ou est-ce qu’une rencontre individuelle serait moins intimidante pour lui?
Les réponses à toutes ces questions – et à beaucoup d’autres – ne se trouvent pas dans un CV et ne peuvent pas être obtenues pendant une entrevue d’une heure. Cependant, vous pouvez les trouver si vous connaissez la personnalité de votre nouvel employé.
Demandez-lui donc de faire un test psychométrique AVANT de l’accueillir dans votre équipe. Les résultats vous donneront un très bon aperçu de la personnalité de l’employé, de sa façon d’apprendre et de ses sources de motivation. Ils vous diront également s’il est à l’aise dans de grands groupes et quel est leur résistance à la pression.
Ainsi armé, vous pourrez mieux vous préparer pour assurer que vos efforts quant à l’accueil d’un nouvel employé ne soient pas faits en vain. Toutefois, assurez-vous de choisir le bon test!
Étape 2 : préparez-vous
Plusieurs individus dans l’entreprise, et surtout ceux de l’équipe, ont besoin de se préparer pour accueillir un nouvel employé. Voici quelques choses que vous devez faire à cette étape :
• Assurez-vous que l’équipe sache la date d’arrivée du nouvel employé.
• Préparez une chemise ou un cartable dans lequel le nouvel employé trouvera les documents importants portant sur l’organisation et sur l’emploi.
• Planifiez le programme de la journée pour le nouvel employé (p. ex. 8h à 9h : visite du bureau, 9h à 10h : rencontre avec supérieur immédiat, 10h à 11h : présentation des politiques et procédures de l’organisation, etc.).
• Préparez le lieu de travail du nouvel employé (p. ex. téléphone, ordinateur portable, papeterie, nettoyer la surface de travail, etc.).
• Commandez les fournitures nécessaires.
• Assurez-vous que le nouvel employé a tous ses accès (mots de passe, carte magnétique, etc.)
• Appelez le nouvel employé pour confirmer la date, l’heure et le lieu de sa première journée.
Il est important de noter que cette liste n’est pas exhaustive, mais que les points qui s’y trouvent devraient être respectés. Par contre, vous pouvez faire l’effort supplémentaire pour que votre nouvel employé se sente le bienvenu, surtout si vous voulez pleinement tirer profit d’un onboarding efficace. En effet, le nouvel employé appréciera certainement que vous équipiez ses nouveaux collègues de porte-noms, que vous organisiez un dîner pour lui et son nouveau gestionnaire, et que vous affichiez un écriteau « Bienvenue! » lors de son arrivée.
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