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5 faits que vous ignorez sur le métier de directrice congrès et banquets

Isabelle Girard oeuvre en hôtellerie depuis près de 20 ans. Elle travaille au Hilton Québec depuis 2009, dont les 3 dernières années à titre de directrice congrès et banquets. Faisons la lumière sur ce métier méconnu.

 

1. Un titre, plusieurs rôles

Je gère une équipe de 6 personnes qui organisent environ 500 événements par année. Ces événements varient de la réunion de travail de 4-5 personnes au congrès qui peut accueillir jusqu’à 1 000 participants.

 

Je répartis le travail entre les membres de mon équipe, gère mes propres événements, m’occupe de la reddition de comptes (prévision des revenus, budget…) et maintiens une bonne communication avec les autres départements.

 

Ce dernier élément est essentiel au bon déroulement de nos événements et à la satisfaction de nos clients. Ainsi, une semaine avant un événement, je fais parvenir aux responsables des départements un document qui contient tous les renseignements sur l’événement, ce qui permet à chacun d’envoyer ses commandes et de faire ses horaires en conséquence.

 

Puis, chaque mercredi, nous nous réunissons et passons en revue tous les événements à venir. Ensuite, il en va de la responsabilité de chacun de faire descendre l’information dans son équipe.

 

Les membres de mon équipe et moi-même développons une relation de confiance avec les clients. Et c’est parce que tous les détails sont réglés au quart de tour que nous pouvons, de notre côté, avoir pleinement confiance envers les équipes opérationnelles qui sont sur le terrain au moment de l’événement.

 

2. Un métier gratifiant, mais moins glamour qu’on le croit

Qu’est-ce que je fais dans la vie ? Je crée du bonheur, rien de moins. Quand tout se déroule comme prévu et que le client quitte l’hôtel heureux, je me dis « mission accomplie ».

 

Toutefois, contrairement à ce que plusieurs croient (même mes amis !), je ne passe pas ma vie dans les cocktails. Au contraire, la plupart du temps, je suis à mon bureau : j’appelle un client, je réponds à un courriel d’un autre, je rédige un résumé d’événement… Bien souvent, au moment où se déroule un cocktail, je ne suis pas présente, car je prépare un autre événement. Eh oui !

 

3. En congé, mais pas en congé…

La technologie, c’est-à-dire le courriel et le téléphone intelligent, a changé mon travail. Maintenant, les gens s’attendent à recevoir une réponse rapide, et ce, même les soirs et les fins de semaine.

 

Si un pépin survient lors d’un événement un samedi soir et qu’un collègue m’appelle, je ne peux pas lui répondre « Désolée, je suis en congé. ». Le client a un problème et s’attend à une solution. Et je le comprends…

 

4. Un guide pour les clients

La plupart des gens qui font affaire avec nous ne sont pas spécialisés dans l’organisation d’événements. Bien souvent, il s’agit d’une « tout autre tâche connexe » d’une adjointe. Alors on doit la guider afin qu’elle fasse les bons choix et qu’elle suive les étapes à la lettre. Quel montage doit-on privilégier : en U, théâtre, école, demi-lune, etc. ? Combien de chambres seront nécessaires ? Quand doit-on envoyer un dépôt à tel ou tel fournisseur ?

 

5. Experte en gestion des imprévus

Comme bien des métiers de l’industrie touristique, je dois composer avec les imprévus au quotidien. Ainsi, si j’apprends à 10 h que nous devrons servir 200 personnes de plus que prévu au lunch, je dois garder mon calme et surtout, ne jamais laisser transparaître mon stress. Toujours en mode solution, ma devise est action-réaction.

Myriam Bérubé