Que signifie vraiment être un bon gestionnaire ? Pour Julie Zhuo, entrepreneure américaine et auteure de The Making of a Manager, la réponse tient en trois mots : Purpose, People et Process. Traduction ? Raison d'être, équipe et processus. Ces trois piliers résument l’essence même de la gestion, peu importe votre domaine. Voici ce qu’il faut en retenir.

1. Raison d'être : Offrez une boussole claire

Un gestionnaire sans objectif clair, c’est comme un capitaine sans carte. L’équipe rame, mais ne sait pas où elle va. Zhuo nous rappelle que tout commence par une vision commune. Pourquoi l’équipe existe-t-elle ? Vers quoi travaille-t-elle ? Si vous ne pouvez pas répondre à ces questions, il y a un sérieux problème.

Ce que cela implique :

• Définir une mission claire : Que ce soit « offrir une expérience client exceptionnelle » ou « devenir la référence locale en gastronomie durable », donnez à votre équipe un but qui les inspire.
• Faire des liens avec le quotidien : Expliquez comment chaque tâche, aussi banale soit-elle, contribue à l’objectif global.
• Répéter, répéter, répéter : Zhuo souligne que maintenir l’alignement, ce n’est pas un événement unique. C’est une conversation constante.

Un bon gestionnaire commence toujours par aligner son équipe sur un but commun. Si vos employés ne savent pas pourquoi ils travaillent ou ce qu’ils visent, leur motivation et leur efficacité risquent de chuter.

Comme le dit Kim Scott dans Radical Candor :

Si vous voulez construire un navire, ne demandez pas aux gens de ramasser du bois et ne leur assignez pas de tâches et de travail, mais apprenez-leur plutôt à désirer l'immensité infinie de la mer.

Quand les employés savent pourquoi ils font ce qu’ils font, ils sont plus motivés et plus performants. Et surtout, ils sont capables de prendre des décisions alignées avec la mission, sans que vous ayez besoin de microgérer.

2. Équipe : Investissez dans vos collaborateurs

Les membres de votre équipe ont-ils les moyens de réussir ? Ont-ils les compétences nécessaires ? Sont-ils motivés à fournir un excellent travail ?

Une équipe bien formée, motivée et soutenue est le cœur de toute entreprise. Zhuo insiste sur l’importance de construire des relations solides avec vos employés et de les aider à développer leurs compétences.

Organisez des 1:1 réguliers

Ces rencontres individuelles sont des moments privilégiés pour discuter des objectifs, défis et aspirations de chaque employé. C’est dans ces moments privilégiés que les vraies conversations émergent : les aspirations, les frustrations et les besoins.

Ce n’est pas le moment de demander des mises à jour sur des projets (réservez cela pour un autre cadre). L’objectif est de les écouter, de comprendre leurs aspirations et leurs obstacles, et de chercher des solutions ensemble.

Zhuo recommande de les organiser chaque semaine, même si c’est juste 30 minutes. Ces discussions sont souvent l’occasion de découvrir des blocages qu’on n’aurait jamais détectés autrement.

Comment réussir vos 1:1

1. Préparez-vous à l’avance : listez les priorités à aborder.
2. Relisez vos notes de la dernière rencontre (oui, prenez des notes, ça fait toute la différence !).
3. Demandez-leur par avance s’il y a des sujets qu’ils souhaitent aborder : un petit courriel du genre « Y a-t-il des choses sur lesquelles tu veux qu’on discute cette semaine ? » montre que vous êtes à l’écoute.
4. Soyez vulnérable pour instaurer la confiance. Admettre vos erreurs, montrer vos failles, ce n’est pas perdre de l’autorité, c’est gagner leur respect.
5. À la fin de vos échanges, assurez-vous d’être sur la même longueur d’onde. Une simple question peut faire toute la différence : « Quelles sont tes principales conclusions et les prochaines étapes ? »
6. Pour solidifier cet alignement, suivez avec un résumé par courriel. Ce geste, à la fois clair et professionnel, permet de cristalliser les idées échangées et de créer une référence précieuse pour l’avenir.

Questions pour nourrir vos 1:1

• Que signifie un « excellent travail » pour toi ?
• Qu'est-ce qui te préoccupe ?
• Quel type de feedback te serait le plus utile ?
• Imagine que toi et moi entretenions une relation incroyable. À quoi cela ressemblerait-il selon toi ?
• Qu’est-ce qui te motive le plus en ce moment ?
• Quels sont tes objectifs à long terme ?
• Qu’est-ce qui te bloque actuellement ?
• Qu’aimerais-tu apprendre ou améliorer ?
• Comment puis-je mieux te soutenir ?

3. Processus : Organisez pour réussir

Comment votre équipe fonctionne-t-elle ? Qui doit faire quoi, et pour quand ? Quels systèmes permettent de maximiser l’efficacité ?

Une équipe efficace repose sur des processus bien établis. Zhuo souligne l’importance de structurer le travail pour éviter les malentendus et les pertes de temps. Établissez des attentes claires dès le début.

Si vos réunions se terminent avec des regards vides ou des questions du genre « Euh, donc on fait quoi maintenant ? », revoyez votre façon de les gérer. Chaque rencontre doit produire une action claire. Pas de temps à perdre.

Les bases d’un bon processus :

• Définissez clairement les rôles et responsabilités.
• Définissez à quoi ressemble un travail formidable, par rapport à un travail médiocre ou mauvais.
• Simplifiez vos réunions : chaque rencontre doit avoir un but clair et se terminer par des actions concrètes.
• Donnez des conseils pour les aider à démarrer du bon pied.
• Donnez des commentaires spécifiques à la tâche aussi souvent que possible.
• Utilisez des outils simples comme des checklists ou des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels) pour structurer les tâches.

Notre rôle en tant que gestionnaires n’est pas de faire le travail nous-mêmes, même si nous sommes les meilleurs dans ce domaine, car cela ne nous mènera pas très loin. Notre rôle est d’améliorer l’objectif, les personnes et les processus de notre équipe pour maximiser l’effet multiplicateur sur nos résultats collectifs. – Julie Zhuo

En gros, notre rôle n’est pas de tout faire, mais de rendre tout possible.

Le vrai défi ? Appliquer ces principes avec constance, même quand le quotidien bouscule vos bonnes intentions. Mais souvenez-vous : chaque ajustement, chaque geste compte. Être gestionnaire, c’est un art en évolution constante.