Coordonnateur·rice d’étage et d'événements

Coordonnateur·rice d’étage/mezzanine

Ce poste nouvellement créé soutient l'ouverture de notre espace client et café Mezzanine. L'espace comprendra des salles de réunion et d'événements, servant de centre névralgique pour les engagements et les événements clients. De plus, il y aura un café réservé au personnel où les employés pourront acheter des repas et profiter de collations gratuites. Le café comprendra une cuisine interne.

Il s'agit d'un poste très visible qui sert de point de contact principal pour la mezzanine, principale destination pour accueillir les clients et les visiteurs ainsi que pour les engagements internes.

Au sein de notre équipe chargée des opérations de conférence, le coordinateur de l'espace Mezzanine devra diriger et encadrer le personnel de restauration de l'espace Mezzanine et apporter son aide pour les tâches courantes ou complexes. Le coordinateur est chargé de créer une expérience client exceptionnelle et sert de modèle en créant un environnement qui offre un service et une qualité exceptionnels et répond aux besoins des clients internes et externes.

Le titulaire du poste est chargé de définir et de mettre en œuvre les normes de service pour la mezzanine en termes de réunions internes et avec les clients, d'événements et d'exploitation du café. Cela comprend la coordination avec divers groupes de service pour la gestion et l'optimisation de la capacité, l'accueil, la logistique, l'installation audiovisuelle et d'autres domaines qui soutiennent les réunions avec les clients et en interne, les événements et l'exploitation du café afin d'assurer un service sans faille.

Ce poste relève directement du directeur principal des opérations de conférence. Le titulaire du poste n'a actuellement aucun subordonné direct et travaille en collaboration avec les principales parties prenantes et sous la direction du directeur national et des responsables commerciaux.

Le titulaire du poste est chargé de soutenir les clients internes dans le but de promouvoir la marque, le service à la clientèle et les objectifs opérationnels de l'entreprise, y compris la mise en œuvre des meilleures pratiques.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Superviser la gestion des stocks, en veillant à ce que la cuisine, l'espace de réunion et d'événementiel, l'espace barista et le café de la mezzanine soient bien approvisionnés.

Soutenir les réunions et les événements organisés dans la mezzanine, en collaboration avec la réception, le service de restauration, les services généraux, le service audiovisuel et le service événementiel.

Superviser la planification des réunions et des événements, s'occuper de l'installation et du démontage des salles, vérifier les besoins en ressources et veiller à ce que les attentes des clients soient satisfaites en matière de restauration, d'audiovisuel et de locaux.

Suivre le calendrier quotidien et hebdomadaire des réunions et des événements pour la mezzanine, y compris la coordination de l'utilisation de l'espace, la gestion de la capacité, les rapports d'utilisation, l'accueil et la logistique audiovisuelle, et assurer une liaison étroite avec la réception pour la planification et la programmation des événements et des réunions.

Aider, le cas échéant, à trouver des solutions audiovisuelles et scéniques, à configurer les salles et à organiser la restauration, en étroite collaboration avec le responsable des opérations de conférence et le responsable commercial (événements ou autres).

Organise des visites de la Mezzanine pour les parties internes et externes, explique l'espace, y compris les capacités, les configurations et les limitations.

Communique en temps réel tous les changements concernant la salle de conférence aux techniciens des installations, de la restauration et de l'audiovisuel, et procède aux ajustements nécessaires en fonction des exigences opérationnelles et des réunions.

Propose des solutions en cas de conflits d'horaires pour les réunions à la Mezzanine et répond aux plaintes des clients lorsqu'elles surviennent.

Résout les problèmes liés aux services dans la mezzanine, notamment les problèmes audiovisuels, de restauration et d'installations. Collabore avec le responsable commercial concerné pour résoudre le problème.

Travaille en collaboration avec les membres des services de restauration, audiovisuel, installations, événements et réception afin de répondre aux besoins des personnes et des groupes internes et externes qui planifient une réunion ou un événement à l'étage des conférences.

Respecte les normes de service de l'étage Mezzanine. « Vit et respire » les normes de service et incite ses collègues à faire de même.

Assure régulièrement la liaison avec les membres du cabinet concernant les services liés aux réunions et aux événements, ainsi que les besoins en matière de barista et de café, maintient la présence du service pendant les réunions et événements internes et les opérations quotidiennes.

Accomplit toute autre tâche qui peut lui être assignée par le directeur principal des opérations de conférence, y compris le soutien à l'équipe de restauration si nécessaire.

Compétences clés requises :

Diplôme universitaire ou collégial en hôtellerie, marketing, commerce, communication ou gestion d'événements.

Au moins 5 à 7 ans d'expérience dans un poste similaire en entreprise.

Énergique et passionné par le service à la clientèle et les normes de service liées aux réunions et aux événements.

Excellentes compétences en communication orale et écrite et excellentes aptitudes interpersonnelles, y compris la capacité à gérer des situations délicates ; compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.

Capacité à travailler dans un environnement soumis à une forte pression, avec des délais multiples et simultanés, au sein d'une équipe au rythme soutenu.

Solides compétences en matière de jugement, de prise de décision, de planification et de résolution de problèmes.

Expérience préalable dans l'élaboration, la mise en œuvre et/ou l'inspiration de normes de service.

Expérience dans la direction d'équipes et d'individus.

Autres exigences :

Maîtrise de Rendezvous ou d'une autre plateforme MRM similaire et d'Excel.

Sens aigu du détail et du contrôle qualité.

Capacité à utiliser ou à apprendre à utiliser tous les formats d'équipements audiovisuels et à fournir son expertise et ses conseils au client.

Esprit d'initiative et capacité à gérer et hiérarchiser plusieurs projets urgents.

Esprit d'équipe, excellent jugement, ingéniosité, flexibilité et créativité.

Capacité à soulever et pousser régulièrement des objets pesant jusqu'à 30 livres et à rester debout pendant toute la durée du quart de travail.

Disponibilité pour travailler selon des horaires flexibles et/ou faire des heures supplémentaires, si nécessaire.