Coordonnateur·ice Service à la clientèle et d'installations
Offre publiée le 23 octobre
Description du poste
Chez Gowling WLG, l’engagement envers l’excellence commence par nos gens. En tant que cabinet juridique international implanté au Canada, au Royaume-Uni, ailleurs en Europe, au Moyen-Orient et en Asie, notre fierté réside dans notre capacité à recruter et à maintenir en poste les meilleurs talents qui se démarquent par leur dynamisme, leur sens stratégique et leur détermination à faire vivre une expérience exceptionnelle aux clients et aux autres membres du cabinet.
Nous veillons continuellement à créer un environnement de travail à la fois hautement performant et bienveillant, où chacune et chacun peut donner le meilleur de soi et réaliser son plein potentiel. Notre culture repose sur nos valeurs communes : viser toujours plus haut, valoriser les différences et réussir ensemble. Ces valeurs déterminent comment nous abordons le travail d’équipe, le leadership et la réussite d’une équipe à l’autre, d’un fuseau horaire à l’autre, et d’un parcours professionnel à l’autre.
Que vous souhaitiez occuper un poste dans le domaine juridique ou au sein des services de soutien aux affaires, explorez nos perspectives de carrières et taillez-vous une place chez Gowling WLG.
La/le titulaire du poste est responsable de la planification, la prestation et la coordination des services offerts à la clientèle et des services liés aux installations du bureau. Cette personne agit en tant que coordonnateur auprès de plusieurs services afin de s’assurer du respect des normes du cabinet dans le cadre des activités quotidiennes et d’événements organisés par le bureau. La/le titulaire du poste coordonne l’utilisation des salles de conférence, des salles de réunion, de l’aire de réception ainsi que des aires communes et s’occupe de la planification y afférente. La/le titulaire de ce poste reçoit un peu d’orientation et de direction; la plupart des tâches sont effectuées de façon autonome.
Exigences
- Diriger la mise en place des salles de réunion et de conférence afin qu’elles soient disposées en fonction des critères des clients et des besoins à l’interne. Travailler étroitement avec différents membres du cabinet afin de répondre à leurs demandes de services et effectuer des suivis auprès des fournisseurs externes au besoin.
- Coordonner la mise en place des salles de conférence afin de veiller au respect des normes opérationnelles du cabinet ainsi que l’installation de tout équipement audiovisuel requis pour les conférences vidéo et téléconférences, effectuer des tests pour assurer le bon fonctionnement de l’équipement, fournir de l’assistance opérationnelle et aider à l’entretien systématique de l’équipement.
- Communiquer efficacement avec les clients/invités ainsi qu’avec les membres du cabinet et leur fournir des renseignements pertinents en temps opportuns afin d’offrir une expérience optimale dans le cadre des événements organisés par le cabinet.
- Collaborer avec les équipes marketing, Personnes et culture, les TI, Serviceslmembres du personnel ainsi qu’avec d’autres bureaux afin d’assurer la coordination de tâches de travail précises.
- S’assurer que les locaux/les installations et l’équipement du cabinet sont entretenus et utilisés de manière conforme aux normes de santé et sécurité.
- Agir à titre de personne-ressource auprès de tous les fournisseurs externes et clients internes.
- Participer à la détection et à la correction des problèmes liés aux services ou installations du bureau, notamment l’éclairage, la circulation de l’air, le mobilier et les équipements divers. Coordonner l’achat de fournitures de bureau, d’ameublement, etc.
- Fournir de l’assistance dans le cadre de déménagements de bureau et effectuer des tâches d’entretien général au besoin.
- Participer à la gestion de l’inventaire de fournitures et d’équipement du cabinet.
- Répondre aux demandes d’assistance provenant de la réception ou de tout autre secteur faisant partie des services et installations du bureau.
- Coordonner et optimiser la logistique entourant divers événements marketing du bureau, au besoin.
- Travailler avec les fournisseurs et entrepreneurs externes, gérer la relation avec ces derniers et s’assurer du respect des normes en matière de qualité et de prestation des services.
- Collaborer avec différents services du cabinet afin de coordonner l’exécution de certaines tâches de travail et s’assurer du respect des normes opérationnelles.
- Fournir de l’assistance au service de gestion des documents.
- Effectuer toute autre tâche générale au besoin.
COMITÉS PERTINENTS
Obligation de siéger au comité suivant :
- Comité Santé et sécurité
QUALIFICATIONS
- Diplôme collégial ou un niveau supérieur d’étude.
- Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à se présenter de manière professionnelle.
- Aptitude à réaliser une grande quantité de travail atteignant un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais.
- Capacité à établir et redéfinir les priorités au besoin.
- Capacité à soulever des objets lourds et à installer des cloisons mobiles.
- Capacité à gérer le stress de manière professionnelle.
- Dynamisme et entregent, attitude positive et grande motivation à fournir un excellent service.
- Capacité à travailler de façon autonome au sein d’une équipe.
- Capacité à travailler selon un horaire flexible.
- Connaissance de la suite Microsoft Office.
AVANTAGES SOCIAUX/À CÔTÉS
Le programme de rémunération globale de Gowling WLG veille à favoriser une culture où haute performance et bien-être vont de pair. Voici les avantages que nous offrons pour vous soutenir sur les plans professionnel et personnel :
- Couverture d’assurance prise en charge à 100 % par l’employeur pour la santé physique, les soins dentaires et la santé mentale des employé·es, incluant une allocation annuelle pour les dépenses liées au mode de vie
- Avantages sociaux pour les membres du cabinet et leurs personnes à charge, dès le premier jour de travail!
- Au moins quinze jours de vacances
- Prestation complémentaire pour une durée de 26 semaines dans le cadre du congé parental (après 12 mois d’emploi à temps plein)
- REER collectif avec cotisations patronales de contrepartie
- Protection financière grâce à l’assurance invalidité de courte et de longue durée, l’assurance vie, l’assurance accident et l’assurance maladies graves
- Programme d’aide aux employé·es et à leur famille, thérapie cognitivo-comportementale guidée et réseau interne de plus de 120 répondant·es en premiers soins en santé mentale
- Prix et événements de reconnaissance, et culture de travail collaborative et solidaire
- À côtés et programme de tarification préférentielles, primes de recommandation et plus encore
Gowling WLG s’engage à créer un milieu de travail diversifié et inclusif. Si vous avez besoin d’un accommodement ou de soutien quelconque durant le processus de recrutement, n’hésitez pas à nous en faire part.
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