Agent(e) de la réception

Agent(e) de la réception

Description de l’emploi

L’agent de la réception a comme fonction principale les tâches directement liées au séjour de la clientèle, c'est-à-dire : procéder à la prise de réservations de chambre, accueillir les clients à leur arrivée et durant le séjour, donner des renseignements sur l’établissement et ses services, ainsi que sur les attraits touristiques de la région, faire de la vente et assurer la coordination des différents services de l'établissement. Le préposé à la réception doit également gérer des plaintes de premier niveau. Disponibilité et flexibilité, rigueur et esprit d’équipe sont des critères essentiels pour un emploi de préposé à la réception. Il est indispensable de posséder un sens du détail et un bon sens du relationnel pour le contact avec la clientèle. Le préposé à la réception doit avoir un sens de l’initiative aigu et doit être capable de garder son calme sous pression.
Le poste de préposé à la réception exige de travailler les matins, les soirs, les fins de semaine et les jours fériés (peut inclure la nuit). L’organisation du travail peut varier selon le taux d’occupation de l’hôtel et la saison touristique.

Responsabilités

• Préciser les besoins du client et ouvrir son dossier
• Proposer les tarifs selon les besoins du client
• Confirmer, modifier ou annuler une réservation
• Accueillir les clients à leur arrivée, vérifier les données de la réservation et proposer des services complémentaires
• Obtenir des garanties de paiement
• Assigner les chambres, remettre les clés et fournir au client les renseignements utiles sur l'établissement
• Vérifier la satisfaction des clients qui quittent
• Finaliser la note, faire approuver les frais de séjour, percevoir le paiement et remettre une copie de la transaction au client
• Récupérer les clés et autres items
• Offrir d’effectuer d’autres réservations
• Promouvoir les services de l’établissement, les attraits touristiques et les différentes activités de la région et effectuer des réservations au besoin
• Recevoir le courrier ou les messages destinés aux clients et en assurer la distribution
• Assurer la sécurité des clients et de leurs biens
• Répondre aux demandes des clients (appel de réveil, changement de chambre, etc.)
• Traiter les commentaires et les plaintes des clients et assurer les suivis nécessaires auprès des clients et des départements concernés, transmettre les informations primordiales aux personnes concernées.
• Vérifier les registres quotidiens, les comptes des clients, les états de caisse et les pièces justificatives
• Transmettre aux différents services de l’établissement les besoins associés aux réservations et aux demandes de la clientèle
• Produire et vérifier les rapports journaliers
• Assurer la disponibilité du matériel et le suivi relatif aux services offerts aux clients
• Assurer la coordination avec les différents services (salle à manger, salles de réunion, service aux chambres, etc.)
• Toutes autres tâches connexes en lien avec le poste.

Compétences

• Aptitude pour la vente et le service à la clientèle.
• Facilité à communiquer oralement et à l’écrit.
• Tolérance au stress.
• Sens de l’initiative.
• Sens de l'organisation et attention aux détails.
• Autonomie, dynamisme, entregent, courtoisie.
• Polyvalence.
• Attitude et comportement professionnels (aptitudes pour le travail d’équipe, honnêteté, sens des responsabilités, assiduité et ponctualité, etc.)
• Être en bonne forme physique (poste qui demande de travailler debout durant les quarts de 8hrs)
• Être en mesure de lever des charges de 25kg (50lbs) et plus. (valises, boîtes, etc.)