Adjoint(e) aux ventes

Nous recherchons actuellement un(e) Adjoint(e) administratif(ve) aux ventes aux talents multiples. Un(e) véritable pilier organisationnel qui jouera un rôle essentiel dans le soutien de notre équipe de ventes. 

Responsabilités principales : 

Gestion des documents : Sous la responsabilité de la Directrice des ventes et en collaboration avec le/la coordonnateur/trice d’événements, vous aurez la charge de la préparation et de la mise à jour de tous nos documents administratifs et techniques, que ce soit à l’interne ou ceux que nous fournissons aux clients. Vous aurez également pour mission de contrôler leur qualité afin de garantir leur précision et leur cohérence. Ce rôle se veut un pilier de communication entre les départements opérationnels. 

Qualité et précision : Votre sens aigu de l'orthographe et votre souci du détail seront des atouts majeurs pour assurer la qualité irréprochable de nos documents. 

Gestion des données : Vous serez le gardien (ou la gardienne) des données dans nos systèmes de gestion, assurant l'exactitude et la fiabilité des informations. La création des dossiers clients et la mise à jour de ceux-ci, tout au long du processus jusqu’à la facturation post-événement sera sous votre responsabilité. Il/elle procédera à la vérification des factures émises lors de l’événement, relève les anomalies au/à la coordonnateur/trice, s’assure de la conformité avec la fonction et le contrat. Poste essentiel au maintien d’un environnement professionnel dans le département des ventes.

Profil recherché : 

Formation : Être titulaire DEC, AEC ou DEP en vente, administration, secrétariat, ou toute autre formation pertinente à l’emploi 

Expérience : Avoir une expérience significative dans l'organisation d'événements et l’hôtellerie de luxe - Posséder d’excellentes habiletés communicationnelles et relationnelles pour répondre aux demandes d’une clientèle haut de gamme et raffinée - Doté(e) d’un bel esprit d’équipe et d’une bonne résistance au stress - Connaissances en lien avec les banquets, mariages, réunions de groupes et l'organisation - Connaissances du service haut de gamme - Connaissance et application des normes du travail et des principes de base en santé et sécurité, de même qu’en hygiène et salubrité. 

Maîtrise linguistique et compétence informatique : Vous maîtrisez parfaitement le français, à l'écrit comme à l'oral, assurant une communication claire et précise. Vous connaissez les logiciels Office et vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques. Nous avons une clientèle anglophone, donc la maîtrise de l’anglais oral et écrit est nécessaire. 

Organisation et gestion du temps : Vous êtes organisé(e), responsable, doué(e) pour la gestion du temps et pour la priorisation du travail, vous permettant de gérer efficacement vos tâches. Vous êtes en mesure de préciser pour chaque dossier en cours les étapes complétées et celles à venir en tenant compte des échéanciers prédéterminés.

Communication et service client : Vous êtes doué(e) pour les communications et le service à la clientèle, assurant des interactions positives et constructives avec les clients et les collègues. 

Esprit d'équipe : Vous aimez travailler en équipe, contribuant à un environnement de travail collaboratif et harmonieux.

Atout supplémentaire :

Expérience dans le milieu du tourisme;

Connaissance de MEWS (anciennement Hotello;

Bilinguisme (nécessaire pour clientèle touristique et anglophone).