L'intégration d'un nouvel employé : pratiques gagnantes
De nos jours, on attend des employés, toutes catégories confondues, qu’ils fassent évoluer leur fonction, qu’ils fassent preuve d’un certain leadership et qu’ils proposent des solutions innovatrices aux problèmes qu’ils éprouvent. Cela implique que l’individu connaisse bien l’environnement dans lequel il évolue.
Pour réussir l’intégration d’un employé, d’un administrateur ou d’un bénévole, il ne suffit donc pas qu’il devienne compétent sur le plan technique. Il s’agit aussi de l’intégrer sur le plan organisationnel et, pour cela, il faut lui faciliter l’accès le plus rapidement possible à un maximum de renseignements sur son nouvel environnement.
Pourtant, le modèle d’intégration le plus habituel ressemble à ceci : dès son arrivée, le nouvel employé est littéralement submergé d’informations à lire et à mémoriser. On lui explique comment faire son travail, puis on le laisse à lui-même. Il apprend « sur le tas ». C’est un peu comme si on lui fournissait les pièces d’un casse-tête en lui demandant de l’assembler le plus vite possible. Ces pièces sont pêle-mêle et il a une idée très approximative de l’image qu’il doit créer.
À son arrivée, la recrue a pourtant des préoccupations de toutes sortes : « À qui devrai-je m’adresser si j’ai un problème? Comment me comporter si cette personne n’est pas disponible ou intéressée à m’aider? Si je sens que je serais plus efficace en faisant les choses à ma manière, dois-je consulter les autres avant de faire des changements? Quelle est ma latitude décisionnelle? Y a-t-il dans mon nouvel environnement des tensions ou des rivalités importantes dont je devrai tenir compte? Quelle est la meilleure façon de prendre ma place ici? »
Il y a de très nombreuses personnes, dont beaucoup de jeunes de la génération Y, qui apprennent mieux lorsqu’on leur fournit dès le début une représentation de ce que doit donner le casse-tête une fois assemblé. En transmettant à l’employé des informations contextuelles sur l’entreprise en général et sur les liens qui existent entre son poste et celui des autres, on favorise chez lui l’acquisition d’une vision élargie de son poste. Il s’agit de lui faire comprendre très vite où il se situe dans le grand ensemble.
Cette approche nécessite qu’on structure le processus d’intégration différemment, en planifiant des rencontres entre le nouvel employé et certains intervenants clés dans l’entreprise. On observe que les individus qui ont bénéficié de cette vision élargie dès leur arrivée sont capables de prendre des initiatives plus rapidement et plus efficacement et de faire preuve de débrouillardise et de créativité dans leur poste. Ils acquièrent un meilleur sens des priorités et ils sont plus sensibles aux enjeux organisationnels et aux relations diplomatiques internes. Bref, ils gagnent en maturité plus rapidement. Ils ont une meilleure compréhension de leur rôle et de la contribution qu’ils peuvent apporter à l’entreprise.
Le nouvel employé est friand d’informations générales. Il en a besoin pour se situer dans l’environnement et pour établir ses repères. Essentiellement, il a besoin de comprendre la contribution qu’il peut apporter dans cette entreprise qu’il connaît peu ou pas du tout. On s’intègre bien plus vite dans un groupe quand on en connaît l’histoire.
Le processus d’intégration consiste donc à structurer ces renseignements pour qu’ils soient facilement accessibles.
Le processus d’intégration
Dans un processus d’intégration structuré, plusieurs intervenants sont mis à contribution pour informer, orienter et encadrer le nouvel employé. Si ce dernier occupe un poste en développement de produits au service du marketing, il sera mis en contact avec un représentant du service des ventes, pour comprendre comment les nouveaux produits sont introduits auprès de la clientèle. Il sera aussi mis en contact avec un collègue du service de la comptabilité, pour lui faire connaître les étapes de facturation qui soutiennent le processus de vente de ces nouveaux produits.
La durée du processus d’intégration varie selon que l’employé arrive de l’extérieur ou de l’intérieur. S’il a obtenu le poste par mutation ou promotion interne, le calendrier sera adapté en fonction des connaissances organisationnelles qu’il possède déjà. Il demeure toutefois le principal acteur dans le processus d’intégration et son rôle est d’agir de telle manière qu’il pourra conquérir son autonomie le plus vite possible.
Le tableau de la page suivante présente les intervenants impliqués dans un processus d’intégration, les raisons qui motivent leur implication (objectifs) et l’information qui relève de chacun. Dans les entreprises de petite taille, plusieurs de ces fonctions sont assumées par le même intervenant.
En savoir plus | portailrh.org
Pour réussir l’intégration d’un employé, d’un administrateur ou d’un bénévole, il ne suffit donc pas qu’il devienne compétent sur le plan technique. Il s’agit aussi de l’intégrer sur le plan organisationnel et, pour cela, il faut lui faciliter l’accès le plus rapidement possible à un maximum de renseignements sur son nouvel environnement.
Pourtant, le modèle d’intégration le plus habituel ressemble à ceci : dès son arrivée, le nouvel employé est littéralement submergé d’informations à lire et à mémoriser. On lui explique comment faire son travail, puis on le laisse à lui-même. Il apprend « sur le tas ». C’est un peu comme si on lui fournissait les pièces d’un casse-tête en lui demandant de l’assembler le plus vite possible. Ces pièces sont pêle-mêle et il a une idée très approximative de l’image qu’il doit créer.
À son arrivée, la recrue a pourtant des préoccupations de toutes sortes : « À qui devrai-je m’adresser si j’ai un problème? Comment me comporter si cette personne n’est pas disponible ou intéressée à m’aider? Si je sens que je serais plus efficace en faisant les choses à ma manière, dois-je consulter les autres avant de faire des changements? Quelle est ma latitude décisionnelle? Y a-t-il dans mon nouvel environnement des tensions ou des rivalités importantes dont je devrai tenir compte? Quelle est la meilleure façon de prendre ma place ici? »
Il y a de très nombreuses personnes, dont beaucoup de jeunes de la génération Y, qui apprennent mieux lorsqu’on leur fournit dès le début une représentation de ce que doit donner le casse-tête une fois assemblé. En transmettant à l’employé des informations contextuelles sur l’entreprise en général et sur les liens qui existent entre son poste et celui des autres, on favorise chez lui l’acquisition d’une vision élargie de son poste. Il s’agit de lui faire comprendre très vite où il se situe dans le grand ensemble.
Cette approche nécessite qu’on structure le processus d’intégration différemment, en planifiant des rencontres entre le nouvel employé et certains intervenants clés dans l’entreprise. On observe que les individus qui ont bénéficié de cette vision élargie dès leur arrivée sont capables de prendre des initiatives plus rapidement et plus efficacement et de faire preuve de débrouillardise et de créativité dans leur poste. Ils acquièrent un meilleur sens des priorités et ils sont plus sensibles aux enjeux organisationnels et aux relations diplomatiques internes. Bref, ils gagnent en maturité plus rapidement. Ils ont une meilleure compréhension de leur rôle et de la contribution qu’ils peuvent apporter à l’entreprise.
Le nouvel employé est friand d’informations générales. Il en a besoin pour se situer dans l’environnement et pour établir ses repères. Essentiellement, il a besoin de comprendre la contribution qu’il peut apporter dans cette entreprise qu’il connaît peu ou pas du tout. On s’intègre bien plus vite dans un groupe quand on en connaît l’histoire.
Le processus d’intégration consiste donc à structurer ces renseignements pour qu’ils soient facilement accessibles.
Le processus d’intégration
Dans un processus d’intégration structuré, plusieurs intervenants sont mis à contribution pour informer, orienter et encadrer le nouvel employé. Si ce dernier occupe un poste en développement de produits au service du marketing, il sera mis en contact avec un représentant du service des ventes, pour comprendre comment les nouveaux produits sont introduits auprès de la clientèle. Il sera aussi mis en contact avec un collègue du service de la comptabilité, pour lui faire connaître les étapes de facturation qui soutiennent le processus de vente de ces nouveaux produits.
La durée du processus d’intégration varie selon que l’employé arrive de l’extérieur ou de l’intérieur. S’il a obtenu le poste par mutation ou promotion interne, le calendrier sera adapté en fonction des connaissances organisationnelles qu’il possède déjà. Il demeure toutefois le principal acteur dans le processus d’intégration et son rôle est d’agir de telle manière qu’il pourra conquérir son autonomie le plus vite possible.
Le tableau de la page suivante présente les intervenants impliqués dans un processus d’intégration, les raisons qui motivent leur implication (objectifs) et l’information qui relève de chacun. Dans les entreprises de petite taille, plusieurs de ces fonctions sont assumées par le même intervenant.
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