8 Moyens de diminuer sa productivité et 8 façons d'y remédier.

Le temps dont nous disposons est rare et devient de plus en plus cher. Chaque seconde que l'on a à disposition doit pouvoir compter, être utile. 

Une bonne gestion de son temps est une chose, mais bien utiliser ce temps à disposition en est une autre. Il est d'autant plus important de rendre efficace chaque moment consacré au travail. 

J'ai déjà parlé dans un article de certains outils qui nous font gagner du temps en étant automatisés, mais ces derniers ne sont qu'accessoires si nous n'avons pas la bonne attitude pour être efficace. 

1. Les réseaux sociaux

 Les réseaux sociaux sont séduisants, utiles et addictifs bien qu'un outil indispensable à présent. Cependant, la source intarissable d'informations que cela représente est extrêmement chronophage et sans s'en rendre compte, on risque de perdre quelques heures sur les réseaux sociaux alors que l'on ne cherchait qu'une information. 

Quelques blogueurs sur le sujet proposent une solution simple: 

Chaque article publié via les réseaux sociaux peut passer par l'application Buffer. Le conseil est ainsi le suivant, tout contenu sur les réseaux sociaux peut être envoyé via Buffer à des moments que l'on peut paramétrer, ainsi on ne prend pas le risque d'aller sur les réseaux en question.  D'autre part, il est conseillé de répondre aux commentaires des contenus postés une seule fois par jour. Cela ne devrait pas demander plus de 5 minutes, limitant ainsi l'utilisation des réseaux sociaux. 

2. Les réunions non nécessaires

Les réunions sont au cœur des entreprises, mais c'est pourtant un des moments où l'on perd le plus de temps. 

Des réunions, si elles ne sont pas bien préparées, ni limitées peuvent durer énormément de temps sans toutefois être utiles. J'ai lu, il y a quelques mois que les personnes ultra-productives se forçaient et forçaient les autres membres de l'équipe à être le plus précis et rapide possible. Des réunions qui ne sont souvent là que pour faire le point sur la situation alors qu'à présent des outils informatiques permettent des mis à jours rapides et constructives sur l'état d'avancement d'un projet.

“Quand on obtient d’une chose ce qu’on en attendait, on n’en demande pas plus.” Churchill

Aller à l'essentiel est primordial lors d'une réunion, c'est pourquoi une réunion demande du temps de préparation pour chaque membre présent à la réunion. Distribuer une liste des points a traiter pour toute l'équipe est un plus. Les questions abordées peuvent être également posées à l'avance et  à la vue de tous, ce qui permettra des réponses plus rapides. 

Je ne dis pas qu'il ne faut supprimer les réunions, ce qui ne rimerait à rien. Mais bien la moitié des réunions que j'ai pu faire n'étaient pas utiles et toutes auraient pu être plus courtes avec un minimum de préparation. 

3. Des emails inefficaces 

 Comme les deux premiers points, malgré leurs efficacités, les mails sont énormément chronophages. C'est un des meilleurs moyens de procrastiner et leurs utilités sont parfois limitées. 

Michael Hyatt partage quelques conseils pour être plus efficace avec ses mails, mais on peut résumer son propos de cette façon: 

• Checker tous ses mails, mais uniquement à des périodes prévues pour cela (de la même façon que pour les réseaux sociaux). 
• Agir en conséquence: Il faut savoir quoi faire après la lecture du mail. Si je dois agir, seulement répondre, déléguer ou reporter l'action. 

On pourrait ajouter une dernière astuce:  Préparer une liste de questions que l'on peut avoir et les exposer en personne. La réponse sera plus claire et instantanée. 

4. Une conversation sans réel but. 

Avoir une conversation peut faire perdre beaucoup de temps, parfois on peut se sentir piéger et ne pas savoir quoi faire.  Soyez poli et partez, vous avez du travail, remerciez-les et s'il y a besoin, dites que vous vous en occupez tout de suite. Et faites-le.