Coordonnateur·rice, opérations de conférenceCoordonnateur·rice, opérations de conférence

<p class="text-node"><strong>Coordonnateur·rice, opérations de conférence</strong></p><p class="text-node">Le/la coordonnateur·rice, opérations de conférence sera responsable de la gestion des activités aux étages des salles de conférence</p><p class="text-node">Occupant un poste de grande visibilité, il ou elle agira comme personne-ressource pour tout ce qui a trait aux salles de conférence, c’est-à-dire les espaces où nous accueillons des clients et des visiteurs. La personne choisie devra veiller au respect des normes de service propres aux salles de conférence, c’est-à-dire gérer et optimiser la capacité d’accueil, recevoir les invité·es, assurer la logistique, configurer ou installer le matériel audiovisuel et exécuter toute autre tâche nécessaire à l’organisation de réunions ou d’événements, sous la direction du/de la Directeur·rice, Activités liées aux conférences, Activités liées aux conférences.&nbsp;</p><p class="text-node">Ce poste relèvera directement du/de la directeur·rice, Activités liées aux conférences. N’ayant pour le moment pas de subordonné·es direct·es, le/la coordonnateur·rice collaborera activement avec les parties prenantes selon les directives du/de la directeur·rice national·e, du/de la directeur·rice, Activités liées aux conférences et de divers autres responsables.</p><p class="text-node">Il ou elle devra également aider les intervenants internes à soutenir l’image de marque, le service client et les objectifs opérationnels du cabinet, notamment en instaurant des pratiques optimales.&nbsp;</p><p class="text-node"></p><p class="text-node"><strong>Principales attributions</strong></p><p class="text-node">Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes&nbsp;:</p><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Soutenir la prestation de service lors de réunions ou d’événements, organisés par le cabinet ou un tiers, en agissant comme principale personne-ressource aux étages des salles de conférence et en collaborant avec les équipes chargées des activités liées aux conférences, de la réception, du service traiteur, des installations, de l’audiovisuel et des événements.&nbsp;</p></li><li><p class="text-node">Chapeauter la planification des réunions et des événements, effectuer la mise en place et la remise en ordre des lieux rapidement et selon les normes du cabinet, et évaluer les besoins en ressources pour répondre aux attentes et aux demandes des clients en matière de service traiteur, d’audiovisuel et d’installations.&nbsp;</p></li><li><p class="text-node">Regarnir les salles de conférence à la mezzanine et sur les autres étages.</p></li><li><p class="text-node">Faire le suivi du flux quotidien et hebdomadaire des réunions et des événements prévus à l’étage (coordonner l’usage de l’espace, gérer la capacité d’accueil, s’occuper de la logistique liée à l’audiovisuel et à l’hospitalité, etc.), et collaborer étroitement avec le service de réservation de salles pour planifier les réunions et événements, mettre à jour le calendrier, résoudre les conflits et gérer les risques.&nbsp;</p></li><li><p class="text-node">Produire des rapports de réservation, d’événements, d’utilisation et de suivi.</p></li><li><p class="text-node">Au besoin, aider les équipes de configuration scénique et d’audiovisuel, et participer à l’aménagement des pièces et aux mises en place du Service traiteur, en collaboration avec le/la gestionnaire principal·e, Activités liées aux conférences et les responsables concernés (équipe Événements ou autre).&nbsp;</p></li><li><p class="text-node">Faire visiter les étages des salles de conférence à des parties internes et externes et présenter les caractéristiques des différents espaces (capacité d’accueil, configuration et restrictions).</p></li><li><p class="text-node">Communiquer tout changement de salles de conférence en temps réel à l’équipe Installations et au Service traiteur ainsi qu’aux technicien·nes de l’audiovisuel, et apporter les modifications requises pour répondre aux besoins événementiels et opérationnels.</p></li><li><p class="text-node">Proposer des solutions pour régler les conflits d’horaire liés aux salles de conférence à la mezzanine et aux autres étages, et donner suite aux plaintes des clients dès qu’elles sont formulées</p></li><li><p class="text-node">Corriger les problèmes de prestation de services dans les salles de conférence, y compris ceux relatifs à l’audiovisuel, au Service traiteur et aux installations en travaillant avec les responsables appropriés.</p></li><li><p class="text-node">Collaborer avec les membres des équipes chargées du service traiteur, de l’audiovisuel, des installations, de la réception, des événements et de la réservation de salles pour organiser des réunions et des événements qui satisfont aux besoins d’intervenants internes ou externes.</p></li><li><p class="text-node">Respecter les exigences de service aux étages des salles de conférence. Incarner les normes de service et inspirer ses collègues à faire de même.</p></li><li><p class="text-node">Assurer la liaison régulière avec les membres du cabinet en ce qui a trait à la tenue de réunions et d’événements et maintenir une prestation de service pendant ces activités.&nbsp;</p></li><li><p class="text-node">Exécuter toute autre tâche à la demande du/de la gestionnaire principal·e, Activités liées aux conférences, dont soutenir l’équipe Activités liées aux conférences, au besoin.</p></li></ul><p class="text-node"></p>