Adjoint(e) administratif(tive)Adjoint(e) administratif(tive)

<p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Nous souhaitons actuellement combler un poste permanent en soutien administratif au sein de notre compagnie.</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">La personne s’assurera d’offrir un support administratif à l’équipe de la vice-présidence des services hôteliers. Elle collabore avec l’équipe pour soutenir la gestion des projets et sous-projets, des travaux supplémentaires, des outils de communications et elle apporte un support constant aux responsables de projet. Elle agit également comme agent de liaison avec les services de comptabilité des différents clients.</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);"><strong>CE QUI EST OFFERT</strong></span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Un environnement de travail stimulant et enrichissant</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Une opportunité de progression au sein de la compagnie</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Un horaire flexible de 35 heures / semaine du lundi au vendredi</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Un contexte hybride incluant du télétravail</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Salaire à déterminer</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Des avantages sociaux; jours de maladie, assurances groupe, 3 semaines de vacances</span></p><p class="text-node"></p><p class="text-node">TÂCHES VARIÉES, RÔLE CLÉ dans une équipe aguerrie!</p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);"><strong>DOCUMENTATION</strong></span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Préparation de commandes d’équipements et matériel, routes de travail, calendrier des travaux périodiques, feuilles de temps.</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Avenants au contrat et ajustements à la facturation selon les différentes échéances</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Préparation des soumissions (calculs)</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Rédaction d’offres de service aux clients (textes) et envois au client</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Gestion de la facturation</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Facturation par saisie et approbation des avenants, validation mensuelle des factures à transmettre et confirmation au département finances</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Facturation par extraction des heures travaillées</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Respect des délais de fermetures comptables</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Quête et réception des bons de commandes avec la clientèle</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Indexation annuelle des contrats selon les conditions</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Participation aux analyses de résultats financiers</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Suivi de comptes à recevoir</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Facturation des travaux</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">&nbsp;</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);"><strong>GESTION DES BUDGETS</strong></span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Saisie et approbation des commandes de matériel</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Demande de renseignements auprès de fournisseurs</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Suivi des budgets de matériel</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Préparation de documents de suivis et de contrôle tels que&nbsp;: formulaires de commandes, tableaux, listes, formulaires, contrôle de productivité, etc.</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Vérification des feuilles de temps</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Vérifications de composantes d’états financiers pour analyses</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">&nbsp;</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);"><strong>SUPPORT CLÉRICAL</strong></span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Rédaction de communications français et anglais</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Support informatique au besoin (ex. Azur, Excel, traitement de texte)</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Préparation de lettres/courriels aux clients</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Compilation des données et compléter divers rapports Excel</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Création diverses présentations à l’aide de PowerPoint</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Convocations, préparation, réservation pour des réunions et rédaction de comptes-rendus</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">&nbsp;</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);"><strong>GESTION DES COMMUNICATIONS</strong></span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Création et mise à jour des ressources internes et externes dans Azur</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Création et mise à jour de contacts Outlook</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Suivi et mise à jour des activités de promotion (anniversaire client, offres, anniversaire contrat, etc.)</span></p><p class="text-node"><span style="color: rgb(72, 75, 81);">Toute autre tâche de soutien administratif</span></p><p class="text-node"></p>