Gérant(e) des conférences et évènements spéciaux

Responsable de s’assurer de respecter les standards d’un hôtel cinq diamants dans la coordination des conférences et des événements banquets,  ce poste implique un sens du service à la clientèle très élevé, une faculté à anticiper les besoins des clients et une capacité à voir dans le suivi des dossiers clients comme une opportunité à développer une relation à long terme.

Vos principales responsabilités:

• Coordonner les événements banquets lors des conférences et événements spéciaux selon les standards de qualité du Ritz-Carlton Montréal en respectant les budgets fixés par la direction;
• Agir comme point de contact principal pour le client, connaître ses besoins et désirs, anticiper ses demandes et assurer le déroulement sans heurt des prestations;
• Effectuer un suivi auprès des clients après les événements et gérer les remarques éventuelles des clients;
• Saisir des données dans le système informatique CITY
• Faire de la sollicitation auprès de nouveaux clients;
• Être présent lors de certains évènements qui demandent votre présence;
• Travailler en collaboration et participer aux réunions du département des ventes;
• Participer à l’élaboration des menus et des promotions du département des banquets;
• S’assurer de la communication de toutes les informations auprès de l’ensemble des départements impliqués dans le bon déroulement des conférences et des événements.
• Aisance à planifier et livrer plusieurs événements à la fois en respectant les exigences et les échéanciers.
• Vérification des factures
• Maintenir les relations efficaces avec autres membres de l’équipe et ainsi avec le chef exécutif et son équipe.

·         L’expérience en coordination d’événements ou en vente dans le domaine de l’hôtellerie est indispensable et obligatoire. Une expérience de deux années est souhaitable;

• Bilinguisme (français/anglais) impeccable à l’oral et à l’écrit;
• Excellente capacité à communiquer avec les clients et les prestataires extérieurs;
• Aptitude à coordonner avec une équipe;
• Capacité à gérer des plaintes clients avec rigueur et diplomatie;
• Doit avoir de solides connaissances avec la suite Office (Excel, Word) et Outlook;
• Avoir au moins 2 ans d’expérience dans l’utilisation des logiciels CITY et Opéra (obligatoire).
• Être une personne très organisée, souci du détail et du travail bien fait.
• Polyvalence, grande autonomie, attitude positive, dynamisme
• En fonction des évènements être disponible le week-end et les fins de soirées
• Savoir s’organiser face à l’imprévu et gérer son stress face à des situations délicates;
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