Coordonnateur(rice) ventes & banquets

Rejoignez l'équipe exceptionnelle du Hampton & Homewood Suites Montréal Centre-Ville, idéalement situé au cœur de Montréal ! À deux pas du Palais des Congrès et à l'entrée du quartier chinois, notre établissement incarne un mélange parfait entre élégance urbaine et design captivant.

Sous la direction de la directrice des ventes et marketing, le coordonnateur des ventes et événements aura pour responsabilité la gestion logistique et coordination des événements. Il sera également responsable du processus de ventes pour les événements banquets. Il s'assurera que tous les standards de la chaîne et de l'entreprise sont respectés, que les objectifs de satisfaction à la clientèle sont atteints afin de maximiser les revenus.

Ce que nous offrons

• Assurances collectives
• Cotissations aux REER
• Stationnement sur place
• Environnement de travail dynamique
• Possiblité d'avancement à l'hôtel ou pour le groupe Urgo

Responsabilités principales
Coordination

• Être le lead catcher pour les demandes de groupes, qualifier les demandes et transmettre rapidement les demandes qualifiées aux responsables des ventes ou prendre la demande selon les besoins du client.
• Traiter, qualifier, confirmer et coordonner les demandes de banquets (moins de 10 chambres avec événements banquets ou location de salle).
• La coordination inclut : diriger et contrôler les détails relatifs aux événements en relation avec le client (réunions, banquets, événements sociaux, etc.), valider le nombre de participants, les allergies, les menus et les horaires d’activités, la décoration, l’audiovisuel, le matériel, etc. Ceci comprend donc les inspections des salles et l’accueil des clients.
• Rédaction et diffusion de bons de commande, en s’assurant du bon fonctionnement des opérations en faisant la liaison entre les départements. Et animation d’une rencontre hebdomadaire des événements.
• Support à la rédaction de propositions et de contrats de groupes pour assister les vendeurs lors de périodes occupées ou lors de leurs déplacements d’affaires.
• Mise à jour quotidienne des inventaires chambres relatives aux demandes de groupes sur le serveur, ainsi que des systèmes de Hilton.
• Transmettre des rapports mensuels sur l’état des ventes.
• Coordonner les groupes confirmés par le responsable de la vente une fois le contrat signé, et ce, jusqu’au départ du groupe.
• Facturation.
• Exécuter toute autre tâche jugée compatible avec sa fonction, lorsque requis par le gestionnaire.

Support aux ventes

• Se tenir au courant des activités quotidiennes de l’hôtel (rapports journaliers, arrivées et départs, occupation …).
• Assister les gestionnaires dans le déroulement des activités du département des ventes ainsi que lors de de projets spéciaux en lien avec les ventes (visites clients, activités de promotion, événements internes)
• Créer des liens de réservation pour des clients à la demande

Qualifications et compétences requises :

• Sens du détail et service client en priorité ;
• Attitudes et comportements professionnels (aptitude pour le travail d’équipe, autonomie, dynamisme, entregent, honnêteté, polyvalence, ponctualité, sens de l’initiative et de l’organisation, bonne communication) ;
• Rapidité d’exécution et tolérance au travail sous pression.
• Excellente maîtrise de la langue française et anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Avoir une expérience minimale de 2 à 3 ans dans l’industrie hôtelière ;
• Aisance avec les différents systèmes informatiques ;