Adjoint.e de direction - DF45
Offer published on Apr 18
About Gray Collection
Each of our hotels, spa and restaurants is a unique and original celebration of its neighbourhood and its city, and is connected to our other establishments by a shared philosophy of passion, generosity, excellence and maximum service. We want to offer the best of us to our guests, welcoming them to our family for however short or long their stay, going beyond what is expected.
Job description
Gray Collection est un regroupement primé d’hôtels et restaurants locaux authentiques offrant aux voyageurs l'expérience du luxe chaleureux. Plus qu’une collection d’établissements ou qu’une série de moments fantastiques et inoubliables, c’est avant tout une panoplie de gens et une communauté unie, guidée par une philosophie de passion, de générosité, et de service sans pareil. Chacun de nos hôtels, restaurants et spas met en vedette le quartier et la métropole de façon unique pour créer des histoires, des expériences mémorables et des souvenirs impérissables.
Description de poste :
L’adjoint.e de direction a pour mission de fournir un soutien administratif exceptionnel au président . Ce poste apportera également un soutien au comité de direction dans la préparation et l’organisation des réunions, présidées par un membre en rotation. L’adjointe administrative à la réception reportera également de l’adjoint de direction.
Soutien administratif
* Gérer toutes les communications entrantes (appels et courriels) et en assurer le suivi.
* Coordonner la logistique des réunions, préparer et partager les pièces justificatives nécessaires.
* Participer à des réunions et rédiger les procès-verbaux, si nécessaire.
* Garder un système de classement propre, efficace et organisé pour les fichiers et les courriels.
* Préparer et envoyer des mémos, des courriels, et de la correspondance.
* Assurer la mise à jour de la liste de contacts.
Soutien exécutif
* Assister le président dans toutes ses tâches.
* Développer des procédures, politiques et plans d’actions afin de mieux structurer les opérations du siège social.
* Gestion de projets divers.
* Communication active avec les directeurs de départements.
* Agir comme personne ressource pour les gestionnaires du siège social.
* Anticiper les travaux préparatoires requis avant les réunions ou les évènements.
* Gérer et coordonner le calendrier.
* Tenir à jour le statut des projets et tâches prioritaires.
* Effectuer des recherches et préparer des rapports de synthèse sur divers sujets (politique, analyse comparative, statistiques, etc.)
* Produire et optimiser le contenu des rapports, textes, tableaux et présentations pour les équipes de gestion ou de service.
* Connaitre et utiliser les ressources disponibles dans l'entreprise et contribuer à créer un esprit de collaboration avec tous les départements.
Gestion de bureau et des installations
* Gérer et superviser le travail du personnel administratif, y compris celui de réceptionniste
* Gérer les budgets du bureau
* Mettre en place et maintenir des procédures / systèmes administratifs du bureau
* S'assurer que les politiques de santé et de sécurité pour le bureau sont communiquées et suivies
* Gérer les espaces et installations de bureau (nettoyage, maintenance, sécurité, équipement technique, cuisine)
* Mise en place et maintenance de procédures / systèmes administratifs de bureau
* Se faire le champion de la relation et assurer la liaison avec le fournisseur informatique tiers pour tous les employés de Gray Collection.
Requirements
Résultats attendus :
* Traitement en temps opportun et précis des courriels et autres communications
* Communication efficace et professionnelle par écrit et en personne
* Gérer le calendrier de manière à assurer la précision et la fluidité du flux (la bonne quantité de temps par réunion / tâche)
* Préparer les ordres du jour des réunions (formelles et informelles) en sollicitant les parties concernées et en veillant à ce que les ordres du jour et les documents justificatifs soient distribués suffisamment à l'avance pour pouvoir être consultés et préparés.
Avantages:
* Régime d’assurances collectives;
* RÉER collectif et RPDB (Régime de participation différée aux bénéfices);
* 50% de rabais employés dans tous nos établissements pour l’employé et 3 invités;
* Rabais avec nos partenaires d’affaires (transport, bien-être, loisir);
* Culture d’entreprise favorisant la valorisation des employés;
* Événements de reconnaissance pour les employés;
* Entreprise en pleine croissance (perspective d’évolution et développement personnel).
*Dans le présent document, nous avons tenté d’utiliser un vocabulaire neutre et adapté à toutes les personnes, peu importe leur genre. Toutefois, il peut arriver que certains termes, titres d’emplois et certaines tournures de phrase nous contraignent à utiliser le masculin comme genre neutre. Nous préférons vous en aviser.
Comme nous privilégions un environnement de travail inclusif, il est entendu que nous invitons toutes les personnes à postuler, peu importe leur genre.
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