Superviseur, réservations et services aux groupes

Montréal, QC

Entrée en fonction Le plus tôt possible

Type d’emploi

Temps plein Catégories Hôtellerie, Restauration, Tourisme, Événements, Alimentation, Divers, Food Truck, Attractions
Description

Le superviseur, réservations et services aux groupes, est responsable de gérer efficacement les réservations de chambres, de salle de réunions et d’espaces évènementiels.  Il coordonne les réunions et autres évènements qui ont lieu au sein de l’établissement et s’assure de synchroniser les besoins du planificateur d’évènement et de l’équipe qui sera au service de l’évènement.  Il supervise les demandes pour des réservations individuelles pour maximiser les opportunités de revenus avec des techniques de vente incitative, tout en offrant un excellent service aux invités et clients. 

 

 

FONCTIONS ESSENTIELLES :

 

Gestion des services aux groupes

 

  • Réserver les chambres et les espaces d’évènement (salle de réunion/banquets ou sections de restaurants)

  • Accompagner le client dans la planification d’évènement afin de :

-        choisir les menus qui seront servies et établir l’horaire des services 

-        déterminer la configuration des espaces et réserver le mobilier et l’équipement nécessaire

-        réserver l’équipement audiovisuel

  • Échanger avec les représentants des groupes pour déterminer leur vision de l’évènement et des besoins particuliers.

  • Préparer des contrats et des commandes d’évènements (BEO) et garder une bonne trace de tous les échanges avec les clients.

  • Rencontrer les chefs des différents services de l’établissement pour coordonner et préciser les besoins de chaque groupe/évènement.

  • Surveiller les évènements et résoudre tout imprévu immédiatement, afin d’assurer l’exécution fidèle des demandes clients.

  • Effectuer le suivi des dépôts clients selon l’échéancier prévu dans chaque contrat.

  • Préparer les directives de facturation avant l’évènement et vérifier la facturation après l’évènement.

  • Assurer la mise à jour des outils de ventes, incluant menus, brochures, site internet, et autres.

 

 

Gestion des réservations

 

  • Communiquer et bien expliquer les plans de tarifications et les promotions à l’équipe de réception

  • Être la personne-ressource pour les réservations d’agents de voyage et pour les organisateurs de groupes

  • Surveiller les activités de réservations individuelles pour s’assurer que les techniques de maximisation des revenus et de personnalisation du service soient bien appliquées. 

  • Vérifier l’entrée des données dans les comptes clients et les réservations pour assurer que les notes de service sont claires et complètes pour bien accueillir les invités et pour assurer l’exactitude de la production des différents rapports.

  • Collaborer à la gestion de l’inventaire des chambres et des tarifs disponibles avec la direction de l’hôtel et le département des revenus et faire les ajustements nécessaires.

  • Participer aux réunions ponctuelles du département des revenus afin de prendre connaissance des promotions en cours, des disponibilités, des différents tarifs etc.

  • Vérifier la réconciliation des commissions payables aux agences de voyage et aux planificateurs d’évènements.

  • Effectuer des prises de réservations et répondre aux diverses demandes par téléphone et par courriel.

Exigences

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCE REQUISES :

·        Formation collégiale en gestion d’évènements, tourisme, hôtellerie ou domaine connexe;

  • Minimum de 3 années d’expérience en hôtellerie, soit en gestion de réservations ou en coordination de groupes/évènements

·        Excellentes compétences en communications écrites et verbales, en français et en anglais (complètement bilingue);

  • Capacité d'offrir un excellent service à clientèle à tous les niveaux de l'organisation et avec des intervenants et clients externes;

·        Capacité démontrée à travailler de façon autonome et dans un environnement d'équipe;

·        Solides compétences organisationnelles (gestion du temps et des priorités);

·        Connaissance des techniques de vente et planification d’évènements;

·        Apparence soignée;

  • Faire preuve d’énergie et enthousiasme pour obtenir des résultats

  • Maitrise des logiciels MS Office et Opera (un atout);

Postuler pour cet emploi

Superviseur, réservations et services aux groupes chez Auberge du Vieux-Port

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