Superviseur aux réservations et communications

Montréal, QC

Entrée en fonction Le plus tôt possible

Type d’emploi

Temps plein Catégories Hôtellerie, Tourisme, Administration
Description

Division : Hébergement

Département : Réservations

Se rapporte à : Responsable des réservations et communications

Statut: Temps plein

*En raison des lois en vigueur, nous privilégions les candidats qui détiennent la permission de travailler au Canada. Il est essentiel de pouvoir s’exprimer en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit.

L’hôtel Four Seasons Montréal recherche une personne qui partage notre passion pour l’excellence et qui cherche à créer une expérience mémorable chez nos employés et nos invités. Nous recherchons une personne possédant une grande éthique de travail, une grande intégrité, un souci de la qualité, une sensibilité aux différences culturelles et un penchant pour le service à la clientèle.

Sommaire du poste

Le rôle du Superviseur des réservations et communications servira de liaison entre les réservations, les Services de conférence et les ventes. Le superviseur des réservations et communications modifie et annule les blocs de groupes, traite les listes de réservations de groupes, met à jour la facturation et apporte les modifications nécessaires. Prépare l’arrivée du groupe et ajoute la nouvelle information. Procède aux réservations et coordonne les détails de chaque réservation pour assurer la satisfaction du client. Agir en tant que point de contact pour les communications externes et internes à l’hôtel.

Responsabilités principales

  • Traiter les listes de réservations et fournir au Gestionnaire des ventes banquet & Service conférences le rapport du groupe ainsi que la liste de clients réservés

  • Créer le code de tarif de groupe, modifier le bloc existant pour inclure les annulations, les modifications de dates, de tarif et de facturation

  • Communiquer les activités et changements du groupe – chambres additionnelles, attrition, modifications, annulation au Gestionnaire des ventes banquet & Service conférences, Responsable des réservations et Gestionnaire des ventes

  • Examiner les listes de groups avant leur arrivée pour identifier toutes les demandes spéciales, l’attribution des chambres, l’orthographe, les profils en double, la liste des VIPs et les instructions de facturation

  • Communiquer efficacement et de manière appropriée avec les clients de groups afin de procéder aux réservations, d’assurer la cohérence des réservations avec les attentes et demandes des clients

  • Assister aux réunions des ventes selon les besoins

  • Communiquer avec la finance en ce qui concerne la facturation : s’assurer que les politiques par rapport au crédit des groupes soient respectées et à jour

  • Communiquer toutes les activités de groupes au Directeur du Revenue afin d’aider dans les décisions de rendement

  • Informer les départements opérationnels de toutes informations pertinentes

  • Vérifier et maintenir à jour les ‘’traces’’ relatives aux groupes

  • Exécuter les rapports quotidiens : rapport de ‘’cut-off’’ date, non-présentation de group

  • Présenter la réunion de groupe ‘’Cut-off date’’

  • Vérifier quotidiennement les disponibilités des chambres dans Opéra

  • En l’absence de la responsable des réservations, participer aux réunions quotidiennes et hebdomadaires opérationnelles

  • En l’absence du responsable des réservations, assurer la supervision de l’équipe des réservations et communications

  • Participer à la formation des nouveaux employés

  • Offrir un soutien à l’équipe des réservations et communications au besoin

  • Saisir les ventes des appels de réservation entrants et coordonner les détails de chaque réservation.

  • Traiter les demandes/plaintes des invités conformément à la politique Four Seasons;

  • Se conformer aux normes de Four Seasons en matière de ventes et de marketing tout en travaillant dans l’harmonie et le professionnalisme avec les collègues et le comité de planification;

  • Réagir conformément au plan de gestion de crise quand toute situation d’urgence ou de sécurité se produit dans l’hôtel;

  • Répondre aux demandes téléphoniques de façon aimable et efficace, en utilisant les noms des invités quand cela est possible et acheminer les appels aux bons postes;

  • Traiter toutes les interactions avec les invités (courriels, téléphone et autres types de messages électroniques) avec la plus grande hospitalité et le plus grand professionnalisme, en accommodant les demandes spéciales quand c’est possible et en acheminant les demandes au service approprié;

  • Utiliser le système téléphonique de l’hôtel, les systèmes informatiques de l’hôtel (p. ex. Opera et HotSOS), le système Internet haute vitesse et les télécopieurs en s’assurant de leurs bons fonctionnements;

  • Respecter les règles de travail et les normes de conduite de catégorie un et catégorie deux Four Seasons, tel qu’énoncé dans le manuel de l’employé (EmPact);

  • Se conformer aux règles de travail et aux normes de conduite de Four Seasons;

  • Travailler harmonieusement et professionnellement avec les collègues et les superviseurs.

  • Effectuer toute autre tâche connexe aux fonctions

Exigences

Aptitudes désirées

  • Doit pouvoir travailler lors de tous les quarts, y compris le matin, l’après-midi, les fins de semaine et les jours fériés ; les besoins opérationnels peuvent nécessiter de travailler de nuit;

  • Doit pouvoir analyser les situations dans lesquelles se trouvent les invités et faire des suggestions qui dépassent les attentes de l’invité par rapport à l’hôtel;

  • Doit être à l’aise en anglais et en français, à l’oral comme à l’écrit.

  • Capacité d’analyser, de prioriser, d’organiser et de faire le suivi avec un grand sentiment d’urgence;

  • Excellentes aptitudes interpersonnelles et de communication, en personne comme au téléphone;

  • Bonne maîtrise fonctionnelle de l’informatique, notamment Windows et iOS;

  • Aptitudes et capacités à apprendre et à maîtriser plusieurs systèmes de logiciels;

  • Doit avoir de l’organisation et la faculté de travailler en mode multitâches;

  • L’expérience dans un poste aux réservations, à l’accueil ou aux ventes et marketing dans un hôtel est un grand atout.

Avantages pour vous

  • Couverture maladie complémentaire : soins dentaires, vision, assurance-vie;

  • Une fois la période d'essai confirmée : RMT, médicaments sur ordonnance, etc.;

  • Réductions au restaurant MARCUS et à notre spa 5 étoiles;

  • Journées et événements de reconnaissance pour les employés - Employé du mois, célébrations des années de service, anniversaires, etc.;

  • Un repas offert par quart de travail au Café 1440;

  • Plan de retraite avec une contribution de l'employeur, équivalente à celle de l'employé jusqu'à concurrence de 3%;

  • Congés payés, jours de vacances et 2 jours fériés flottants supplémentaires par an;

  • Excellent programme de formation et de développement;

  • Programme de voyage des employés, y compris les séjours gratuits au Four Seasons dans le monde (selon la durée du service et sous réserve de disponibilité)

La liste des tâches indiquées ci-dessus n’est pas complète, le poste demande de savoir constamment s’adapter à des situations de grande activité et de gérer spécifiquement des relations avec la clientèle.

*Notre organisation adhère aux principes d’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à embaucher une main-d’œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. Nous n’effectuons aucune discrimination reposant sur le sexe, l’ethnie, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, l’invalidité ni tout autre facteur protégé par les lois provinciales et fédérales.

Postuler pour cet emploi

Superviseur aux réservations et communications chez Four Seasons Hôtel Montréal

Pour postuler, connectez-vous ou créez un compte. En quelques secondes, vous aurez accès au site de l’employeur pour envoyer votre candidature.

En vous inscrivant, vous confirmez avoir lu et accepté les conditions d'utilisation ainsi que notre politique de confidentialité.