Gestionnaire des services de conférence

Entrée en fonction Le plus tôt possible

Type d’emploi

Temps plein Catégories Hôtellerie, Tourisme, Événements
Description

Division : Ventes et Marketing

Département : Événements

Se rapporte à : Directrice des événements

* En raison des lois locales, nous considérerons prioritairement les candidats ayant l’autorisation de travailler au Canada, et s’exprimant parfaitement en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.

Le Four Seasons Hôtel Montréal est à la recherche d’une personne qui partage notre passion pour l’excellence et cherche à créer une expérience mémorable pour nos employés et nos invités. Nous recherchons une personne qui a une solide éthique de travail, un haut niveau d’intégrité, un souci de qualité, une sensibilité culturelle et un sens du service client.

Résumé du poste

Le/La Gestionnaire des services de conférences est responsable de sécuriser les contrats d’événements en faisant notamment la promotion active et efficace, la sollicitation, et la prospection, tout en maintenant les standards Four Seasons et en assurant la maximisation des revenus.. Il/elle s’occupe de gérer toutes les demandes de groupes signés par l’équipe des ventes pour des conférences, réunions et/ou événements à l’hôtel. Cette personne doit s’assurer du respect des termes du contrat tout en agissant comme principal acteur de support auprès du client dans la planification de l’événement. Il/elle communique et coordonne les besoins et attentes du client aux départements impliqués afin d’assurer le bon déroulement de l’événement et l’entière satisfaction du client.

Responsabilités principales

  • Solliciter de manière proactive de nouvelles affaires et répondre aux demandes de renseignements dans le but de confirmer des réunions/événements profitables à l’hôtel et d’atteindre les objectifs de vente trimestriels ;

  • Assurer la communication avec les clients de l’hôtel qui ont l’intention de réserver des espaces événementiels et gérer le cycle de vente y compris l’exécution ;

  • Planifier et organiser les appels de vente hors site et les visites d’affaires sur site pour présenter le produit de l’hôtel et faciliter le processus de vente pour les événements ;

  • Planifier et organiser des sélections de gestion de compte avec le/la Directeur(rice) marketing et la Responsable adjointe, banquets afin d’établir la position de l’hôtel sur le marché local tout en créant des partenariats stratégiques avec des clients potentiels ;

  • Communiquer fréquemment avec le ou les planificateurs de réunions pour s’assurer que les attentes sont satisfaites ou dépassées ;

  • Se concentrer sur l’exécution cohérente d’une approche « up-sell » afin de générer des revenus ;

  • Travailler avec les départements correspondants pour fournir les services requis relatifs à l’arrivée et au départ des clients, aux mises en place de salles de réunion, aux besoins audiovisuels / de production, aux besoins individuels spéciaux, aux événements spéciaux, au transport et plus encore ;

  • Maintenir une communication ouverte et assurer des mises à jour en temps opportun avec toutes les parties et départements dans le but de mieux répondre aux attentes du client;

  • Rencontrer et accueillir les clients aux dates des événements et superviser au besoin ;

  • Créer et distribuer des commandes d’événements de banquet et les informations relatives aux groupes à tous les départements appropriés pour faciliter la mise en œuvre efficace, la préparation et la planification des membres de l’équipe;

  • Planifier et assister aux réunions de préparation des évènements banquets et aux réunions hebdomadaires de révision des événements, le cas échéant, pour examiner tous les détails d’organisation et prendre note de tout changement de dernière minute, en informant les départements opérationnels concernés de tout ajout ou suppression aux plans de fonctions de groupe attribués ;

  • Superviser l’exécution des événements de banquet ;

  • Passer en revue tous les espaces de réunion avec la Responsable adjointe, banquets et, au besoin, le préposé à domicile ;

  • Assurer la satisfaction du client dès le début de tous les événements ;

  • Planifier et coordonner les réunions de pré-vérification avant l’arrivée des participants du groupe;

  • S’assurer que le planificateur de réunions a atteint le minimum de restauration contractuel et effectuer les prépaiements nécessaires ;

  • Planifier et coordonner une réunion après l’événement avec le planificateur de la réunion afin d’obtenir des commentaires ;

  • Prendre l’initiative de résoudre les problèmes en collaboration avec d’autres gestionnaires de l’hôtel ;

  • Faire un suivi auprès des clients après chaque fonction pour assurer leur entière satisfaction ;

  • Participer aux quarts de travail de Lobby Lizard ;

  • Effectue toutes les tâches supplémentaires demandées par la direction

Exigences

Qualifications et compétences souhaitées

  • Pouvoir communiquer aisément en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit;

  • Capacité rédactionnelle avancée et maîtriser la grammaire et l’orthographe autant française qu’anglaise;

  • Avoir une bonne résistance au stress et le gérer de manière positive et efficace ;

  • Être à l’aise dans un environnement à cadence rapide ;

  • Compréhension approfondie de la gestion des événements et des banquets d’un hôtel ;

  • Faire preuve d’un très bon esprit d’équipe ;

  • Intérêt et aptitude à offrir un service hors pair à nos clients internes, externes et nos fournisseurs ;

  • Avoir une bonne élocution, en français et en anglais, et de bonnes compétences relationnelles pour correspondre aux attentes d’une clientèle haut de gamme ;

  • Maintenir un aspect professionnel et se conduire de façon mature et avec intégrité en tout temps, incluant les représentations à l’extérieur de l’hôtel ;

  • Attention au détail et capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement dynamique ;

  • Être organisé, méticuleux et débrouillard ;

  • Faire preuve de créativité et d’esprit d’initiative ;

  • Être à l’aise avec le fait d’avoir un horaire atypique incluant certaines journées avec de longues heures et être disponible les soirs et fins de semaine ;

  • Bonnes compétences informatiques, y compris une connaissance pratique de MS Word, Excel, Publisher et Power Point, Adobe, Outlook et des systèmes Opera et Golden sales & catering;

  • Expérience antérieure de 3 à 5 ans dans un poste similaire ;

  • Diplôme collégial en gestion hôtelière, en administration ou domaine connexe.

Avantages pour vous    

  • Couverture maladie complémentaire (soins dentaires, vision, assurance-vie, médicaments sur ordonnance, etc.)  

  • Réductions au restaurant MARCUS et à notre spa 5 étoiles    

  • Journées et événements pour les employés tels qu'Employé du mois, célébrations des années de service, événements d'anniversaire, et plus encore!     

  • Repas gratuit par quart de travail dans la salle à manger de nos employés (Café 1440)    

  • Plan de retraite avec contribution de l'employeur    

  • Congés payés: jours de maladie, jours de vacances et 2 jours fériés flottants supplémentaires par an    

  • Opportunités de formation, de développement et de mobilité  

  • Programme de voyage des employés, y compris les séjours gratuits au Four Seasons dans le monde (selon la durée du service et sous réserve de disponibilité)    

  • Et plus !   

La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients.

Notre organisation est un employeur sensibilisé envers l’équité professionnelle et qui s'engage à recruter une main-d'œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. L’usage du masculin n’est utilisé qu’aux fins d’alléger le texte. Nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l'appartenance ethnique, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, du handicap ou de toute autre base protégée par les lois provinciales ou fédérales. 

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Gestionnaire des services de conférence chez Four Seasons Hôtel Montréal

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