Gestionnaire des évènements

SOMMAIRE DU TRAVAIL

Responsable de la préparation de tous les documents relatifs à l'événement et de la coordination avec le service des ventes, les départements de la propriété et le client afin d'assurer un service cohérent et de haut niveau tout au long des phases de pré-événement, d'événement et de post-événement des événements de la propriété. Ce poste s'occupe principalement d'événements de complexité moyenne. Veille à ce que les événements immobiliers se déroulent sans heurts, de la vente au service, puis à la vente. Reconnaît les opportunités de maximiser les revenus en proposant des ventes incitatives et des améliorations pour créer des événements exceptionnels.

 

PROFIL DU CANDIDAT

Formation et expérience

- Diplôme d'études secondaires ; expérience (1 à 2 ans d'expérience) dans la gestion d'événements ou dans un domaine professionnel connexe.

OU

- Diplôme de deux ans d'une université accréditée en gestion d'hôtels et de restaurants, en hôtellerie, en administration des affaires ou dans un domaine connexe ; au moins un an d'expérience en gestion d'événements ou dans un domaine professionnel connexe.

 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gérer la logistique et les opérations des événements

- Veille à ce que les événements se déroulent sans heurts en suivant les procédures établies, en collaborant avec les autres employés et en assurant l'exactitude.

- Accueillir le client pendant la phase de l'événement et passer le relais à l'équipe des opérations événementielles pour l'exécution des détails.

- Se conformer à toutes les normes, politiques et procédures.

- Veiller à l'exactitude de la facturation et procéder à l'examen des factures avec les clients avant de traiter la facture finale.

- Gérer les blocs de salles de groupe et les espaces de réunion pour les groupes de taille moyenne à grande.

- Identifier les défis opérationnels associés à son groupe et déterminer la meilleure façon de travailler avec le personnel de l'établissement et le client pour résoudre ces défis et/ou développer des solutions alternatives.

- Utiliser son jugement pour intégrer les tendances actuelles en matière de gestion et de conception d'événements.

- Assurer la liaison entre le vendeur sur le terrain et le client tout au long du processus de l'événement (avant, pendant et après l'événement).

- Participer aux inspections des sites des clients et aider au processus de vente si nécessaire.

- Effectuer d'autres tâches selon les besoins de l'entreprise.

- Solliciter les commentaires des départements immobiliers afin d'identifier les domaines à améliorer pour améliorer l'expérience du planificateur d'événements.

 

Assurer et fournir un service client exceptionnel

- Fournir un excellent service à la clientèle tout au long de l'expérience du client et encourager les autres employés à faire de même.

- Donner aux employés les moyens de fournir un excellent service à la clientèle.

- Donner un exemple positif des relations avec les clients.

- Coordonne et communique les détails de l'événement, verbalement et par écrit, au client et aux responsables de la propriété.

- Faire connaître sa présence au client à tout moment pendant ce processus.

- Supervise l'expérience du client, de la remise du dossier à la phase post-événement jusqu'à la remise aux ventes.

- Assurer le suivi du client après l'événement.

- Répond aux problèmes et aux plaintes des clients et les traite.

- Utilise son jugement personnel et son expertise pour améliorer l'expérience du client.

- Rester disponible pour résoudre les problèmes et/ou suggérer des alternatives aux arrangements précédents.

- S'efforce d'améliorer continuellement le service à la clientèle en intégrant les commentaires obtenus et son jugement personnel dans les plans d'action.

- Mettre l'accent sur la satisfaction des clients lors de toutes les réunions du département et se concentrer sur l'amélioration continue.

- Interagir avec les clients pour obtenir des commentaires sur la qualité des produits et les niveaux de service.

- S'assurer que les employés horaires comprennent les attentes et les paramètres des activités événementielles.

 

Diriger les équipes de gestion des événements

- Organiser des réunions officielles avant et après l'événement, selon les besoins, pour examiner et communiquer les besoins et les commentaires du groupe.

- Diriger des réunions formelles avant et après l'événement pour les groupes assignés de taille moyenne à grande.

- Animer diverses réunions lorsqu'il/elle le juge nécessaire (réunion de commande d'événements de banquet, examen des blocs, etc.)

 

Soutien et coordination de la fonction Ventes et Marketing

- Participer au processus de vente et à la prévision des recettes pour les groupes de clients.

- Vendre des produits et des services tout au long du processus de l'événement.

- Prévoir les chambres de groupe et les revenus de l'événement (restauration et audiovisuel) pour ses groupes.

 

Conduite des activités de ressources humaines

- Examiner les cartes de commentaires et les résultats de la satisfaction des clients avec les employés.

- Observer les comportements des employés en matière de service et fournir des commentaires aux individus et/ou aux responsables.

- Participe à l'élaboration et à la mise en œuvre de plans d'action correctifs.

- Prendre l'initiative d'utiliser son expérience pour améliorer la performance du service en fonction de son évaluation du problème et de sa résolution.

- Travailler avec le personnel de la propriété et les clients pour résoudre les problèmes opérationnels associés à son groupe.

- Effectuer d'autres tâches selon les besoins de l'entreprise.

 

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