Gérant(e) service conférences (Ouverture 2019)

Montréal, QC

Entrée en fonction Le plus tôt possible

Type d’emploi

Temps plein Catégorie Hôtellerie
Description

Le Four Seasons Hôtel Montréal est à la recherche d’une personne qui partage notre passion pour l’excellence et cherche à créer une expérience mémorable pour nos employés et nos invités. Nous recherchons une personne qui a une solide éthique de travail, un haut niveau d’intégrité, un souci de qualité, une sensibilité culturelle et un sens du service client.

Résumé du poste

Le/La gérant(e) des services de conférence s’occupe de gérer toutes les demandes des groupes signés par l’équipe des ventes pour des conférences/réunions à l’hôtel. Cette personne doit s’assurer du respect des termes du contrat tout en agissant comme principal support aux contact client pour la planification de la réunion. Elle communique également les besoins et attentes du client aux départements appropriés et s’assure du bon déroulement de l’événement ainsi que de la satisfaction de ce dernier.

Responsabilités principales

  • Assurer d’une exécution minutieuse des événements groupes en coordonnant tous les services nécessaires des divers départements impliqués qui incluent entre autres : l’arrivée et le départ des invités, le montage de la salle, les besoins audio-visuels, les demandes spéciales individuelles, les diagrammes, les événements spéciaux et les moyens de transports vers l’hôtel ;
  • Assurer une communication ouverte et faire des suivis régulièrement avec tous les services impliqués dans le but de satisfaire les exigences des clients ;
  • Communiquer fréquemment avec le responsable du groupe pour satisfaire et même surpasser les attentes des clients ;   
  • Cerner toute opportunité de « vente incitative » sur une base régulière ;
  • Effectuer des visites sur les lieux avec des clients potentiels en mettant l’accent sur les installations et les services offerts par l’hôtel ;
  • Accueillir les clients le jour de l’événement et surveille le déroulement selon les besoins ;
  • Créer et distribuer les commandes pour les banquets et tout autre département impliqué afin de faciliter les achats, la planification et l’élaboration des horaires du personnel pour le jour de l’événement ;
  • Assister et participer aux réunions banquets et à la rencontre hebdomadaire « Resume Review » afin de revoir tous les détails de l’événement et prendre connaissance de toute modification de dernière minute. Ensuite, informer tous les services concernés de tout ajout ou retrait à la planification initiale du groupe ;
  • Coordonner et planifier les rencontres pré-conférence avant le jour d’arrivée des invités du groupe ;
  • Percevoir le dépôt pour le paiement et valider avec la personne responsable du groupe qu’ils respectent les minimums établis par le contrat pour la nourriture et les boissons ;      
  • Prévoir une rencontre post-événement avec le responsable du groupe pour assurer leur satisfaction ;
  • Participer aux quarts de gestionnaire des opérations (« Lobby Lizard »)
  • Exécuter toute autre tâche connexe.
Exigences

Qualifications et compétences souhaitées

  • Pouvoir communiquer parfaitement en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit ;
  • Avoir une bonne résistance au stress et le gérer de manière positive et efficace ;
  • Être à l’aise dans un environnement à cadence rapide ;
  • Compréhension approfondie de la gestion des événements et des banquets d’un hôtel ;
  • Faire preuve d’un très bon esprit d’équipe ;
  • Intérêt et aptitude à offrir un service hors pair à nos clients internes, externes et nos fournisseurs ;
  • Avoir une excellente présentation, une bonne élocution, en français et en anglais, et de bonnes compétences relationnelles pour correspondre aux attentes d’une clientèle haut de gamme.
  • Maintenir un aspect professionnel et se conduire de façon mature et avec intégrité en tout temps, incluant les représentations à l’extérieur de l’hôtel ;
  • Attention au détail et capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement dynamique ;
  • Être organisé, méticuleux et débrouillard ;
  • Faire preuve de créativité et d’esprit d’initiative ;
  • Être à l’aise avec le fait d’avoir un horaire atypique avec de longues heures et être disponible les soirs et fins de semaine ;
  • Bonnes compétences informatiques, y compris une connaissance pratique de MS Word, Excel, Publisher et Power Point, et des systèmes Opera et Delphi ;
  • Expérience antérieure de 3 à 5 ans dans un poste similaire ;
  • Diplôme collégial en gestion hôtelière, en administration ou domaine connexe.

La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients.

Notre organisation est un employeur sensibilisé envers l’équité professionnelle et qui s'engage à recruter une main-d'œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. L’usage du masculin n’est utilisé qu’aux fins d’alléger le texte. Nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l'appartenance ethnique, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, du handicap ou de toute autre base protégée par les lois provinciales ou fédérales.

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Gérant(e) service conférences (Ouverture 2019) chez Four Seasons Hôtel Montréal

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