Coordonnateur(trice) aux Événements et Adjoint(e) Administratif(ve)
Offre publiée le 21 novembre
Description du poste
Rejoignez l'équipe de l'Hôtel St Paul !
L'Hôtel St Paul, joyau architectural au cœur du Vieux Montréal, recherche une coordonnatrice aux évènements et adjointe administrative talentueuse pour enrichir son équipe.
Votre mission : Assister dans la planification et la coordination des évènements tout en soutenant les tâches administratives du bureau.
Responsabilités principales :
Volet coordination des groupes et réunions (90%)
Coordonner et planifier les groupes et réunions dès la signature du contrat jusqu'à la conclusion de l'évènement, en répondant aux besoins des clients et en adoptant une approche proactive.
Agir comme point de contact principal pour le client, cerner ses besoins et désirs, anticiper ses demandes et assurer le bon déroulement de l'évènement (audio-visuel, nourriture et boisson, mise en place des salles).
- Collaborer étroitement avec les départements de restauration, entretien ménager, et technique pour s'assurer que chaque détail soit en place.
Préparer le calendrier hebdomadaire des groupes et réunions et expliquer le déroulement de chaque évènement à tous les chefs de service lors de la réunion hebdomadaire des banquets.
Planifier et organiser les besoins supplémentaires des clients.
Prendre les dépôts, répondre aux demandes de facturation directe et envoyer les factures finales.
Créer les groupes dans le système de gestion, et sur réception des listes des participants, les faire suivre aux réservations.
Assurer la satisfaction client en anticipant les besoins, gérant les imprévus, et répondant efficacement aux demandes pour créer des expériences mémorables.
Effectuer un suivi auprès des clients après les évènements et gérer les remarques éventuelles des clients.
Préparer des rapports post-évènement afin de mesurer le succès des groupes/réunions et proposer des améliorations pour les futurs évènements.
Mettre en place des processus visant à améliorer l'expérience client pour les futurs évènements.
Volet soutien administratif à la direction (10%)
Assister l’équipe de direction, en particulier le Directeur Général, dans les aspects administratifs au besoin.
Exigences
Profil recherché :
Bilingue français/anglais, excellentes compétences en communication.
Présentation soignée et attitude professionnelle.
Nous recherchons une personne proactive, organisée, autonome et capable de gérer plusieurs projets simultanément, avec une excellente attention aux détails et des compétences en gestion du temps.
Expérience en coordination d'évènements et soutien administratif (atouts). - Maîtrise des outils de gestion hôtelière (ex. Opera, Hotello).
Disponibilité les soirs et week-ends au besoin.
Ce que nous offrons :
À l'Hôtel St Paul, nous croyons en la collaboration, l'innovation, et l'évolution constante de nos talents. Nous valorisons un environnement de travail où l'attention aux détails et l'esprit d'équipe sont essentiels.
Environnement de travail stimulant au sein d'une équipe passionnée.
Accès gratuit au spa partenaire.
Opportunités de carrière avec formations continues, notamment en gestion hôtelière, service à la clientèle, et développement des compétences en leadership.
L'Hôtel St Paul valorise la diversité et l'égalité des chances. Nous encourageons toutes les candidatures qualifiées à postuler.
Envoyez-nous votre CV et rejoignez notre équipe exceptionnelle !
Le féminin est utilisé dans ce texte pour alléger la lecture et inclut toutes les personnes, sans distinction de genre.
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