Coordonnateur(trice), ventes & évènements

Montréal, QC

Entrée en fonction Le plus tôt possible

Type d’emploi

Temps plein Catégories Hôtellerie, Événements
Description

Sous la supervision du Directeur(trice) des ventes, le (la) titulaire est responsable de la coordination des évènements et du soutien administratif à l’équipe des ventes. Il (elle) est également chargé(e) de la sollicitation du marché des ventes banquets et de divers projets spéciaux tel qu’établi par le (la) Directeur(rice) Général(e) ou le (la) Directeur(rice) des ventes.


Coordination des évènements

  • Prendre en charge la planification des groupes définitifs du moment de la signature du contrat jusqu’à la conclusion de l’évènement selon les politiques et procédures de l’hôtel;
  • Faire de la survente (upselling) aux groupes définitifs afin d’atteindre et surpasser les objectifs fixés;
  • Préparer et animer les réunions de révision des groupes;
  • Faire le pont avec les différents départements et partenaires dans le but d’assurer la coordination des opérations et la satisfaction de la clientèle pour tous les groupes;
  • Assurer l’exactitude et la promptitude des factures des fournisseurs;
  • Faire les décomptes d’inventaire du matériel des banquets et assurer le maintien de celui-ci en bon état. Faire les recommandations d’achat de matériel banquets à la direction générale;
  • Gérer les plaintes s’il y a lieu;
  • Être présent et visible auprès des planificateurs d’évènements pendant la tenue de leurs fonctions.


Soutien aux ventes

  • Assigner les demandes (leads) selon la répartition des marchés;
  • Prendre et filtrer les appels téléphoniques et courriels pour le bureau des ventes;
  • Rédiger et faire parvenir les propositions et les contrats à la demande du directeur général, du directeur des ventes et des délégués de l’équipe régionale;
  • Concevoir et maintenir à jour la bible des chambres et la bible des salles banquets;
  • Rédiger et envoyer des documents promotionnels et des lettres destinés aux clients et aux partenaires de l’hôtel;
  • Prendre les réservations pour les comptes corporatifs et partenaires d’affaires de l’hôtel;
  • Gérer le programme et l’inventaire des cadeaux de bienvenue aux clients. Faire les recommandations d’achat à la direction générale;
  • Participer aux réunions et formations des ventes;
  • Assister la direction des ventes dans les activités de recherche commerciale;
  • Produire le contenu pour les médias sociaux et gérer les affichages dans l’hôtel selon le plan marketing et les standards de l’établissement;
  • Répondre aux questions et besoins administratifs de la direction générale, de la direction des ventes et de l’équipe régionale.

 

Démarchage des ventes banquets

  • Gérer les demandes entrantes pour la réservation des espaces banquets, des blocs mariage et des blocs de moins de 10 chambres « on peak »;
  • Effectuer un minimum de dix (10) appels de sollicitation par semaine pour atteindre et surpasser les objectifs de vente établis;
  • Procéder à des visites de repérage;
  • Rédiger et faire parvenir les propositions et contrats pour les espaces banquets, les blocs mariage et les blocs de moins de 10 chambres « on peak » selon les paramètres établis;
  • Assurer la coordination des évènements;
  • Faire des recommandations à la direction générale et à la direction des ventes au niveau des forfaits, promotions et partenariats susceptibles d’accroître les revenus dérivés des ventes banquets.

 

Tâches administratives

  • Produire le rapport des réservations aux livres (OTB) avant 9am à tous les jours;
  • Produire et présenter les rapports demandés par la direction générale et la direction des ventes selon les délais prescrits;
  • Mettre à jour les différents tableaux de bord et outils de communication de l’hôtel;
  • Assister le (la) technicien(ne) comptable dans certaines tâches cléricales, au besoin;
  • Effectuer la réservation de salles et la préparation des BEOs pour les fonctions internes;
Toute autre tâche connexe à la demande de la direction générale ou de la direction des ventes.
Exigences
  • Minimum d’un (1) an d’expérience en hôtellerie, préférablement au sein du département des ventes ou de la réception;
  • Service à la clientèle exemplaire;
  • Aptitudes développées pour la vente;
  • Proactivité et attention aux détails;
  • Sens de l’organisation et de la gestion des priorités;
  • Habileté à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés;
  • Flexibilité d’horaire (présence les soirs et weekends requise);
  • Grande facilité avec les systèmes informatiques et la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint).

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Coordonnateur(trice), ventes & évènements chez SpringHill Suites Vieux-Montréal

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