Coordonnateur(trice) aux événements

Montréal, QC

Entrée en fonction Le plus tôt possible

Type d’emploi

Temps plein Catégorie Hôtellerie
Description

Nous sommes à la recherche d’un(e) candidat(e) au poste de Coordonnateur(trice) des ventes pour nos deux hôtels, le Hilton Garden Inn et le Homewood Suites by Hilton Montréal Midtown.  Sous l’autorité du Directeur des ventes et marketing, le ou la titulaire aura la responsabilité de recevoir, coordonner et transmettre l’information relative à la clientèle groupe & événements pour tous les départements de l’hôtel de façon à assurer la bonne marche et le suivi de tous les événements.

 

RESPONSABILITÉS

•Fait le suivi sur la collecte des dépôts, la réception des listes de participants et le respect des clauses contractuelles.

•Assure la gestion de la bible des chambres pour que cette dernière soit constamment maintenue à jour.

•Assure la gestion de la bible des salles de réunions.

•Maintient de bonnes relations avec tous les fournisseurs extérieurs, ainsi qu’une liste à jour des produits, tarifs et différentes offres de ces derniers.

•Maintient de bons rapports avec les clients, et travaille en étroite collaboration avec les autres départements de l’hôtel pour coordonner les détails, demandes spéciales, forfaits et programmes V.I.P.

•Prépare et envoie tous les projets postaux/courriel et assure le traitement du courrier régulier du département, s’il y a lieu.

•Maintient l’inventaire et assure le remplacement des brochures et autres matériels de support aux ventes.

•Prépare et distribue les statistiques et les différents rapports de ventes au besoin.

•Prend, modifie et annule toutes les réservations groupe ou en relation avec les groupes incluant l’entrée des données au système informatique, le suivi sur des blocs de chambres, la gestion des blocs de chambres groupe et note toutes les demandes spéciales.

•Assure la gestion de toutes les demandes relatives aux salles de réunions, produit et distribue les feuilles de fonctions et transmet l’information à tous les départements concernés.

•Coordonne avec les autres départements de l’hôtel et les fournisseurs extérieurs la livraison de toute la nourriture, équipements, etc. requis pour les salles de réunions.

•Prépare les factures et code ces dernières pour les salles de réunions, la nourriture, les équipements et tous les services de fournisseurs extérieurs et les soumet régulièrement pour approbation.  S’assure que tous les services concernés par la clientèle groupe aient été facturés à leur compte respectif.

•Participe à la visite de l’établissement avec les clients potentiels.

•Informe les directeurs des départements de tout problème potentiel avec ses clients et de la progression des projets spéciaux.

 

COMPÉTENCES

·         Connaissances des principes avancés de la gestion et des systèmes informatiques pertinents reliés à la vente en hôtellerie (suivis clients, contrôle d’inventaires, outils de prévisions, etc.)

·         Personnalité créative et axée sur les résultats.

·         Excellentes aptitudes interpersonnelles.

·         Avoir le sens du service à la clientèle de qualité et habiletés à identifier les besoins des clients.

Exigences

·       Diplôme en tourisme et/ou hôtellerie ou tout autre domaine pertinent.

·       Expérience de travail d’au moins 3 ans dans un poste similaire dans le domaine de l’hôtellerie.

·       Capable de travailler sous pression, savoir gérer son temps et son stress.

·      Connaissance de logiciels informatiques (Suite Office, Delphi, R & I, GRO).

·      Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite dans les deux langues (français/anglais).

·      Être professionnel, à l’écoute des clients, et avoir un souci du détail accru.

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Coordonnateur(trice) aux événements chez Hilton Garden Inn & Homewood Suites Montréal Midtown

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