Coordonnateur(rice) des ventes & marketing

Entrée en fonction Le plus tôt possible

Type d’emploi

Temps plein Catégorie Hôtellerie
Description

OUVERTURE 2019

  • Coordonnateur(rice) des ventes & marketing

    Division : Ventes et Marketing

    Département : Ventes et Marketing

    Se rapporte à : Directeur des ventes et marketing 

    * En raison des lois locales, nous considérerons prioritairement les candidats ayant l’autorisation de travailler au Canada, et s’exprimant parfaitement en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.

    Le rôle du coordonnateur(rice) des ventes est avant tout d’assister l’équipe commerciale dans les tâches administratives notamment en entrant les réservations reçues par l’équipe dans Opera en accord avec les standards de l’hôtel et avec les instructions des gérants des ventes. Une de ses tâches principales sera aussi de gérer l’aspect administratif des groupes dans Delphi et Opera qui implique, dans Delphi, la partie banquets lorsque des demandes de groupes seront associées à des besoins évènementiels. De surcroît, elle sera amenée à mettre à jour les contrats liant l’hôtel avec les différents partenaires de même qu’auditer et vérifier que les comptes et activités soient tenus à jour. Elle apportera son aide quotidienne en fournissant les rapports utiles aux analyses de marchés afin que les commerciaux puissent effectuer leur prospection en ayant l’historique des comptes. Elle aidera à la centralisation, l’analyse et l’archivage des résultats avant que ceux-ci ne soient entrés dans la base de données par le Directeur des Ventes.

    Fonctions Essentielles:

    • Entrer et maintenir à jour les réservations arrivant au département commercial dans Opera ;
    • Entrer et maintenir à jour les demandes de groupes ainsi que les demandes banquets groupes dans Delphi ;
    • Faire en sorte que Cvent, Lanyon, Meeting Broker et Starcite soient toujours à jour ;
    • Participer à la gestion de tous les paramètres, rapports, audits relatifs au logiciel Delphi ;
    • Editer les rapports clés pour la prospection commerciale ;
    • Faire en sorte que tous les chiffres soient à jour dans Delphi à la fin de chaque mois ;
    • Recensement annuel de tous les contrats Tour opérateur et corporatifs ;
    • Gestion de la liste des clients individuels ayant des tarifs préférentiels : Rédaction et coordination des lettres personnalisées et faire le suivi pour la mise à jour des profils ;
    • Tenir ses superviseurs totalement et rapidement informés de tous les problèmes ou sujets significativement inhabituels arrivés à son attention afin que des actions correctives puissent être rapidement menées au moment opportun ;
    • Résoudre des situations complexes et pouvoir faire face aux plaintes qui relèvent de ses responsabilités et prendre les mesures nécessaires selon le cas ;
    • Comprendre et utiliser avec minutie les outils informatiques tels que Delphi afin de s’assurer que l’équipe au complet soit au courant des activités importantes et mises à jour des comptes suivis ;
    • Connaître un minimum les marchés de ses collègues afin de pouvoir les assister et répondre aux questions éventuelles des clients lorsque ses collègues sont absents ;
    • Participer aux réunions téléphoniques sur les différents programmes (Preferred Partner, American Express, Virtuoso, BDI…) et pouvoir en faire un retour aux membres de l’équipe absents ;
    • Participer aux quarts de gestionnaire des opérations (« Lobby Lizard »)
    • Exécuter toute autre tâche connexe.


Exigences

Qualifications et compétences souhaitées

  • Pouvoir communiquer parfaitement en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit ;
  • Avoir une bonne résistance au stress et le gérer de manière positive et efficace ;
  • Être à l’aise dans un environnement à cadence rapide ;
  • Faire preuve d’un très bon esprit d’équipe ;
  • Intérêt et aptitude à offrir un service hors pair à nos clients internes, externes et nos fournisseurs ;
  • Avoir une excellente présentation, une bonne élocution, en français et en anglais, et de bonnes compétences relationnelles pour correspondre aux attentes d’une clientèle haut de gamme.
  • Maintenir un aspect professionnel et se conduire de façon mature et avec intégrité en tout temps, incluant les représentations à l’extérieur de l’hôtel ;
  • Attention au détail et capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement dynamique ;
  • Être organisé, méticuleux et débrouillard ;
  • Faire preuve de créativité et d’esprit d’initiative ;
  • Bonnes compétences informatiques, y compris une connaissance pratique de MS Word, Excel, Publisher et Power Point, et des systèmes Opera et Delphi ;
  • Expérience antérieure de 2 à 3 ans dans un poste similaire ;
  • Diplôme collégial en gestion hôtelière, en administration ou domaine connexe.

La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients.

Notre organisation est un employeur sensibilisé envers l’équité professionnelle et qui s'engage à recruter une main-d'œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. L’usage du masculin n’est utilisé qu’aux fins d’alléger le texte. Nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l'appartenance ethnique, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, du handicap ou de toute autre base protégée par les lois provinciales ou fédérales.

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Coordonnateur(rice) des ventes & marketing chez Four Seasons Hôtel Montréal

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