Coordonnateur des ventes et événements
Offre publiée le 21 février
Description du poste
SOMMAIRE DU POSTE
Sous la supervision de la directrice des ventes, le coordonnateur des ventes et événements a pour principale responsabilité de voir à la préparation, à l’organisation et à la réalisation de réunions, des congrès et des événements conformément aux ententes préalablement établies entre les clients de L’HMPN et l’équipe des ventes.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Responsable de l’ouverture de dossier des nouveaux groupes : (Gère les listes d’hébergement reliées à chaque événement, planifie et effectue le prélèvement des dépôts relié à ceux-ci);
- Répond aux nouvelles demandes pour les événements d’un jour; (Vente et coordination)
- Élabore avec les clients, la sélection des menus, de l’aménagement, les équipements nécessaires (audiovisuel, informatique ou autre), de l’aménagement des espaces, etc.;
- Planifie et effectue les visites du site pour les événements d’un jour et autres clients à venir;
- Propose des services additionnels disponibles sur le site en addition aux besoins de base des clients; (proactivité)
- Transmet les informations, par le biais de fonctions écrites, nécessaires à la réalisation de ces événements au personnel et aux services concernés;
- Mène et anime les réunions de fonctions hebdomadaires avec les différents départements;
- Négocie les tarifs et les arrangements nécessaires avec les fournisseurs externes concernés;
- Coordonne l’ensemble de ses dossiers et anticipe les problèmes pouvant surgir durant les événements et prévoit des plans de contingence;
- S’assure de l’utilisation optimale de toutes les installations et voit à en maximiser la rentabilité;
- S’assure du bon déroulement des activités de l’arrivée au départ des participants;
- Participe aux rencontres pré-événements avec le client et l’équipe opérationnelle;
- Assure la pleine satisfaction du client de manière à favoriser son retour;
- En collaboration avec la comptabilité, vérifie la facturation suite au départ du client;
- Effectue un suivi de satisfaction post événement;
- Planifie des suivis à faire auprès de la clientèle concernant leurs besoins futurs;
- Rédige un rapport de vente de façon hebdomadaire;
- Toutes autres tâches connexes.
Exigences
COMPÉTENCES, QUALIFICATIONS ET EXIGENCES
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en gestion hôtelière ou en tourisme;
- 2 années d’expérience dans un poste similaire;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office;
- Connaissance de système Hotello et ACT serait un atout;
- Profil service clientèle;
- Connaissance du milieu hôtelier;
- Grand sens de l’organisation et de la planification et du souci du détail;
- Polyvalence et flexibilité;
- Bonne maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit;
- Capacité de travailler en équipe et bonne gestion du stress.
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