Coordonnateur aux ventes et aux événements

Joliette, QC

Entrée en fonction Le plus tôt possible

Type d’emploi

Temps plein Catégories Hôtellerie, Événements
Description

Sous la responsabilité de la directrice des ventes, le titulaire du poste doit contribuer au développement des marchés, vendre, au téléphone et en personne, planifier, organiser et contrôler des événements corporatifs et privés en collaboration avec la clientèle et les collègues de travail impliqués.

TÂCHES RELIÉES AUX VENTES :

Offre un excellent service à la clientèle;
Entretient une excellente collaboration avec les collègues de travail
Vente mariage, privé et corporatif de dernières minutes et walk inn lorsqu’une
représentante n’est pas disponible ;
S’assure que les ressources sont suffisantes versus les plans de salles
S’occupe de transmettre aux départements appropriés les informations de la
totalité des événements organisés par le département des ventes ;
Entrer les nouveaux items dans le système d'exploitation ou effectuer les
modifications ;
Organise et planifie les salles pour les évènements corporatifs et pour diverses
occasions tout au long de l’année (St-Valentin, Pâques, Fête des mères, Fête des
pères, Halloween, Noël, etc.) ;
Présence aux soirées dégustations (choix de plats, réservation, etc.)
Informer les clients des réglementations et services de l’hôtel
Imprime hebdomadairement pour les réunions de fonctions : les bons de
fonctions pour la restauration, la réception ; les plans de salle, les bons de
cuisine. Le sommaire des fonctions et le revenu par jour pour la cuisine ;
Répond aux demandes et / ou commandes des clients par téléphone, en
personne ou par courriel;
Envoie les plans de salle et contrats d'engagement aux fournisseurs et faire le
suivi; 

Effectue la gestion événements corporatifs et privés en collaboration avec le
chef exécutif et la restauration;
Reçoit les clients et fait visiter l’établissement lorsque nécessaire;
Répond aux questionnements des clients;
Identifie les besoins des clients (salle, menu, etc.) et agit comme conseiller;
Achemine les menus aux clients et les aider dans leurs choix, valider avec eux
les allergies, intolérances et restriction alimentaires. Menu pour les fournisseurs
s’il y a lieu.
Communique avec les clients après la vente ou la signature des contrats, pour
résoudre les problèmes s’il y a lieu et assurer un suivi ;
Au besoin, assister les clients pour des tests d’audiovisuel, décoration, etc.
préalablement à l’événement;
S’assure du suivi des dépôts exigés et s’assure du paiement final;
Fait les suivis finaux afin que l’évènement soit conforme à la demande du client.
Se tient informé des produits et des services sur le marché afin de mieux
répondre aux besoins de la clientèle ;
Entre dans le système informatique toutes les charges à paraître sur la facture
des salles et fait les corrections qui s’imposent;
Être présent lors des évènements et de s'assurer que tous les détails sont
conformes aux demandes du client;
S’assure du respect et applique les normes de santé et de sécurité;
Autres tâches connexes.

TÂCHES RELIÉES À L’ORGANISATION D’ÉVÈNEMENTS :

S’occuper de la gestion et l’organisation des événements internes et externes
tels que les mariages, évènements professionnelles, party de Noël, etc.;
Travailler de concert avec les agences et fournisseurs pour assurer la
production d’événements mémorables;
Effectuer les commandes, les achats et les réservations du matériel et de la
machinerie requis pour chacun des événements;
Faire le montage et le démontage des espaces dédiés aux évènements;
Préparer et déplacer le matériel nécessaire (brochures, présentoirs, etc.) lors
des événements;
Être l’ambassadeur et agir comme présentateur lors des événements
corporatifs;
Mettre à jour le calendrier des événements et effectuer des post mortem;
Développer des stratégies en marketing événementiel;
Travailler en étroite collaboration avec l’équipe d’évènements et marketing
afin de couvrir les événements;
Effectuer la recherche d’événements et partenariats pertinents;
Participer à la facturation des dépenses du département de marketing;
Toutes autres tâches connexes reliées au poste.

ÉQUIPEMENTS FRÉQUEMMENT UTILISÉS
Hotello, Suite Office, Outlook


Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages :
Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
Réductions Tarifaires
Stationnement sur place

Horaire :
Disponibilité la fin de semaine
Quart de jour

Rémunération supplémentaire :
Commissions

Exigences

FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISES
DEC en tourisme ou gestion hôtelière ou l’équivalence en expérience
Expérience de 2 ans au service à la clientèle et ventes et en organisation
d’évènements
Bilinguisme : maîtrise de l’anglais et du français tant à l’oral qu’à l’écrit

HABILETÉS, CONNAISSANCES ET INTÉRÊTS
Aptitudes pour la planification, la vente et la négociation
Aptitudes pour le service à la clientèle
Attitudes et comportement professionnels (aptitudes pour le travail d’équipe,
autonomie, dynamisme, entregent, honnêteté, polyvalence, sens de l’initiative,
sens de l’organisation, etc.)
Connaissance du français et de l’anglais
Excellentes aptitudes pour la logistique et les communications
Habiletés pour la communication écrite et verbale
Leadership et capacité de prise de décisions
Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités
Tolérance au stress

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Coordonnateur aux ventes et aux événements chez Hôtel Château Joliette

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