Coordonateur(trice) ventes & banquets

Description du poste

Relevant du directeur des ventes, le poste est un rôle de planification et soutient à notre département des ventes et de gestion des événements. C’est un environnement idéal pour une progression (si désiré) dans un rôle de vente et de développement des affaires.

Le ou la coordonnateur(trice) ventes & banquets aura les responsabilités suivantes :

Groupes et Banquets

-Être le lead catcher pour les demandes de groupes, qualifier les demandes et transmettre rapidement les demandes qualifiées aux responsables des ventes ou prendre la demande selon les besoins du client.

-Traiter, qualifier, confirmer et coordonner les demandes de banquets (moins de 10 chambres avec événements banquets ou location de salle).

-La coordination inclut : diriger et contrôler les détails relatifs aux événements en relation avec le client (réunions, banquets, événements sociaux, etc.), valider le nombre de participants, les allergies, les menus et les horaires d’activités, la décoration, l’audiovisuel, le matériel, etc.

-Rédaction et diffusion de bons de commande, en s’assurant du bon fonctionnement des opérations en faisant la liaison entre les départements. Et animation d’une rencontre hebdomadaire des événements.

-Support à la rédaction de propositions et de contrats de groupes pour assister les vendeurs lors de périodes occupées ou lors de leurs déplacements d’affaires

-Mise à jour quotidienne des inventaires chambres relatives aux demandes de groupes sur le serveur, ainsi que des systèmes de Hilton.

-Transmettre des rapports mensuels sur l’état des ventes 

-Coordonner les groupes confirmés par le responsable de la vente une fois le contrat signé, et ce, jusqu’au départ du groupe.

-Exécuter toute autre tâche jugée compatible avec sa fonction, lorsque requis par le gestionnaire.

 

Support aux ventes

-Se tenir au courant des activités quotidiennes de l’hôtel (rapports journaliers, arrivées et départs, occupation …).

-Assister les gestionnaires dans le déroulement des activités du département des ventes ainsi que lors de de projets spéciaux en lien avec les ventes (visites clients, activités de promotion, événements internes)

-Créer des liens de réservation pour des clients à la demande

Exigences

Les qualités que nous aimerions retrouver chez notre collègue :

• Grand intérêt pour le service client et l’hôtellerie

• Sens des responsabilités, attention aux détails & gestion des priorités

• Bonne capacité de communication orale et écrite

• Autonomie, initiative & bon relationnel

• Débrouillardise, flexibilité et capacité d’adaptation

• Facilité à opérer dans un environnement informatisé avec des systèmes variés

Exigences

-Diplôme en hôtellerie, en administration ou toute formation pertinente
-Minimum de 2 ans d’expérience au sein d’un poste similaire en hôtellerie
-Bilinguisme (oral et écrit)
-Expérience au sein des hôtels Hilton un atout

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