Adjoint(e) aux opérations (Remplacement de congé de maternité)

GDI Services aux immeubles inc. célébrera bientôt son 100e anniversaire dans l’industrie et compte près de 25 000 employés au Canada et aux États-Unis. Nous offrons un service expert d’entretien et de maintenance d’édifices à travers le Canada et les États-Unis, incluant le nettoyage, la gestion de l’énergie et de multiples métiers de maintenance. Notre succès continu repose sur nos aptitudes à consolider des relations durables avec nos équipes de gestion, nos clients et nos collaborateurs. Ce succès est fondé sur l’intégrité, le respect et l’attention. Pour en s’avoir plus sur GDI, visitez le site www.gdi.com

Notre division, GDI Services (Québec) situé à MONTRÉAL est à la recherche des gens talentueux et enthousiastes qui aimeraient se joindre à notre équipe professionnelle d'opérations.

Rôle et responsabilités

• Préparation des documents de travail relatifs au contrat : Saisie, mise à jour, impression et reliure des documents de travail tels que les routes de travail, calendriers des travaux périodiques, logbook, cédule d’entretien hebdomadaires, registres/feuilles de temps des projets, tableaux de suivis, affiches, mémos, tableaux, listes, formulaires, cartables de procédures, fiches signalétiques, etc.
• Préparation des soumissions (calculs) et envois au client
• Gestion de la facturation mensuelle
• Facturation automatique : saisie et approbation des avenants, validation mensuelle des factures à transmettre et confirmation au département finances
• Facturation à l’heure : extraction des heures travaillées et facturation à l’intérieur des délais de fermetures comptables
• Quête et réception des bons de commandes avec la clientèle
• Indexation annuelle des contrats selon les conditions de chaque contrat
• Réponse aux questionnements soulevés lors des analyses de résultats financiers
• Suivi de comptes à recevoir
• Service-clients (externes et internes):
• Répondre aux demandes ou assurer la redirection vers un collègue
• Contrôle qualité :
• Mise à jour de la structure du projet dans GDI Inspect
• Transmission des rapports d’inspection sur demande
• Complétion de divers formulaires : rapports de réclamation (bris, vol, etc), rapports de dépenses, planifications de vacances, demande d’achats d’équipements, demandes TI (nouvel usager, laptop, cellulaire), etc...
• Support aux directorats et aux VP :
• Assistance informatique
• Contact avec fournisseurs : demande renseignements, prix, etc.
• Commande et émission de P.O. (matériel, achats en ligne, papeterie, mobilier/articles de bureau, fleurs, etc)
• Maintient à jour de l’organigramme de l’équipe, communications des changements
• réparation de présentations, tableaux de coûts, lettres, courriels, plan d’action corrective, etc.
• Organisation de rencontres d’équipe / préparation & distribution cadeaux Noel
• Vérification et correction orthographique des courriels préparés par les membres de l’équipe, traduction de documents, etc.
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

• Expérience minimale dans un poste de support administratif ;
• Connaissance du français et de l’anglais (parlé, lu et écrit);
• Bonne maîtrise de la suite Office, notamment Excel;
• Souci du détail et excellent sens de l’organisation;
• Habileté à travailler en équipe et capacité à travailler avec des échéanciers serrés;
• Sens développé du service à la clientèle

Votre rigueur et votre minutie dans la saisie de données seront des atouts inestimables pour supporter les demandes quotidiennes des équipes opérationnelles.

Le salaire offert pour ce poste est variable en fonction de l’expérience pertinente de la personne choisie. Outre la rémunération concurrentielle, GDI offre un programme de bonification annuelle, des avantages exceptionnels, une formation continue, un programme interne unique en termes d’avancement et des possibilités illimitées au sein d’une organisation pancanadienne florissante.

Type d'emploi : Temps plein

Avantages :

·         Assurance Dentaire

·         Assurance Vision

·         Congés payés

·         Stationnement sur place

Horaire :

·         Du Lundi au Vendredi

·         Quart de jour

Formation:

·         DEC (Souhaité)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Lasalle, QC H8R 3A4