Gérant des Banquets et Conférences

Mont-Tremblant, QC

Start date

As soon as possible

Job type

Full-time

Categories

Hospitality, Tourism, Events

Description

Description du poste :

Se rapportant au Directeur des banquets et conférences, le Gérant des banquets et conférences doit anticiper et dépasser les attentes et les besoins des clients à chaque étape du processus de planification et de suivi de les événements qui lui sont assigné tout en assurant les meilleurs résultats pour l´hôtel.

 

Les tâches et responsabilités  :

  • Pour tous les groupes assignés :

  • Préparer, envoyer, assurer le suivi et archiver toute correspondance requise avec les clients pour chacun des groupes assignés (confirmations de réservations, agenda, BEO, résumé d’événement, menus…)

  • Prendre la responsabilité de l’ensemble de l’opération pour chaque groupe assigné en assurant une communication efficace avec les clients et tous les départements concernés (banquets, hébergement, activités, audi-visuel, internet, transports, restaurants…)

  • Établir les plans de salles et d’étages de manière à maximiser l´espace banquets et restaurants en fonction des programmes des clients et pour s´assurer que les divers départements impliqués et le client soient d´accord avant la mise en place.

  • Obtenir des garanties pour les fonctions de repas. Signaler toute différence dans le nombre de personnes afin de pouvoir contrôler les frais de main-d´œuvre et de nourriture.

  • Responsable d’obtenir les garanties pour la portion hébergement et d´ajuster le nombre de chambres afin d´assurer des prévisions plus précises.

  • Traiter les réservations des chambres et des espaces de réunion afin d´assurer le maximum de capacité grâce à l´utilisation des logiciels S&C et PMS.

  • Entreprendre les procédures de facturation afin de s´assurer de la solvabilité du client et que les dépôts et/ou demandes de crédit soient bien complétés et reçus dans des délais acceptables.

  • Présider les réunions de pré-congrès afin d´assurer que tous les départements connaissent parfaitement tous les détails appropriés concernant les groupes avant leur arrivée.

  • Assister au suivi post-conférence présidé par le vendeur attitré afin d´analyser les points forts et les points faibles d´une activité tout en s´assurant de la fidélité des clients.

  • Être responsable du respect des directives/dates limites conformément à la liste de contrôle des services de congrès et banquets.

  • S’assurer que toutes les étapes requises sont effectuées, fonctionnelles et alignées avec les contrats selon le processus établie

  • Établir et maintenir de bonnes relations avec les clients afin qu'ils deviennent des clients réguliers et s’assurer de dépasser leurs attentes;

  • Présider et/ou assister à la réunion de révision des bons de commande (BEO) et s´assure que les changements de dernière minute soient communiqués au service des banquets, à la cuisine et à l´économat.

  • Appliquer les lois et règlements relatifs aux boissons alcoolisées et à la sécurité, en cas d´incendie.

  • Assister aux réunions de communication hebdomadaires/mensuelles du service, ainsi qu´aux réunions du service des ventes et de l´exploitation, le cas échéant.

  • Prendre la responsabilité et participer aux activités à l’intérieur et à l’extérieur de l’hôtel tel que visites d’inspection, voyages de familiarisation relatifs au marché attitré

  • Porter des idées créatives afin d’offrir un produit innovateur

  • Maintenir les standards élevés de FRHI;

  • Maximiser les revenues et l’utilisation des ressources

  • Maximiser la rentabilité

  • Maximiser la performance de l’équipe sur le MP JD Power

  • Toutes autres tâches connexes.


Requirements

EXIGENCES:

  • Minimum de quatre ans d´expérience dans la planification des congrès et la restauration hôtelière. Expérience supplémentaire dans le secteur de ventes en hôtellerie, un atout.

  • Diplôme en hôtellerie sera considéré comme un atout;

  • Le candidat doit être flexible, organisé et être orienté vers les résultats;

  • Le candidat doit être parfaitement bilingue (français et anglais) écrit et parlé;

  • Le candidat doit avoir d’excellentes aptitudes en communication tant écrite que verbale ainsi que la capacité de travailler dans un environnement qui demande des réactions rapides;

  • Le candidat doit avoir un bon esprit d’équipe;

  • Le candidat doit à l’occasion pouvoir voyager et être disponible pour les visites d’inspections hors les heures de bureau;

  • Connaissance des logiciels de base ainsi que Micros et Opéra.

  • Bonne connaissance du marché des hôtels de luxe et excellente compréhension de tous les services de l´hôtel, notamment l´entretien, la réception, les banquets et la cuisine.

  • Excellentes aptitudes au service à la clientèle et plus spécifiquement dans un milieu hôtelier haut de gamme.

  • Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles, naturellement orienté vers les résultats et hautement motivé.

  • Capacité démontrée à planifier et à mener à bien les activités, de façon efficace, avec un souci particulier apporté aux détails.

     

     

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Gérant des Banquets et Conférences at Fairmont Tremblant

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