Coordonnateur.trice des événements - DF144

Offer published on Jun 07

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Gray Collection

16 offers

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Start date: As soon as possible

Part-time

Events

Montreal, QC

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About Gray Collection

Each of our hotels, spa and restaurants is a unique and original celebration of its neighbourhood and its city, and is connected to our other establishments by a shared philosophy of passion, generosity, excellence and maximum service. We want to offer the best of us to our guests, welcoming them to our family for however short or long their stay, going beyond what is expected. 


Comprised of Hotel William Gray, Le Petit Hôtel, Auberge du Vieux-Port, Maggie Oakes, Terrasse William Gray, Perché, Spa William Gray, Gaspar, Pincette, Terrasse sur l’Auberge, BEVO Bar + Pizzeria, Jacopo and Vieux-Port Steakhouse, as well as the newly renovated & historic Hotel Metcalfe and its new restaurant Cocotte Bistro in Ottawa, Gray Collection offers understated luxury to the world’s travellers.

Job description

Le titulaire de ce poste appuie l'équipe de gestion dans les activités banquets au sein de son établissement afin d’assurer l’exploitation optimale des espaces ainsi que la pleine satisfaction de la clientèle. Il coordonne plus particulièrement la planification des événements corporatifs de la réception du contrat conclu par l’équipe des ventes du Groupe jusqu’à la transmission des détails de l’événement au maître D le jour de celui-ci. Il travaille de concert avec les maître D, afin d’assurer le traitement et le suivi adéquat des demandes clients, notamment en prenant la relève en l’absence de ce dernier.

RESPONSABILITÉS :
     * Préparer les BEO Excel et le transmet au client, tant pour les événements sociaux, corporatifs et tour-opérateurs.
     * Assurer le suivi auprès du client jusqu’à la date de l’événement et communique les changements à qui de droit en temps opportun.
     * Assurer le suivi auprès du client après l’événement afin d’avoir les commentaires du groupe sur leur expérience
     * Imprimer le BEO, le menu, le plan de salle et les remettre au maître D responsable du déroulement de l’événement avant le début de celui-ci.
     * Au besoin, effectuer des visites de l’établissement avec des clients potentiels.
     * Ajouté les statistiques a chaque jour dans les fichier de budget
     * Faire un récap par semaine des bons et mauvais coups des commentaire en ligne pour l’équipe gestion afin qu’il transmettre à l’équipe de service
     * Bien documenter toutes les spécifications pour chaque groupe (menu, exceptions, nombre de personnes, heure, allergies, intolérances) et ajouter dans OPENTABLE
     * Préparer la facturation er faire les DEPOT
     * Relation avec les concierges pour infos sur changements menus, promos, évènements

Requirements

QUALIFICATIONS :
     * Formation collégiale en gestion d’événements, tourisme, hôtellerie ou restauration;
     * Un minimum d’une année d'expérience dans  la vente et/ou la coordination d’événements, de préférence dans l’industrie de l’hôtellerie et/ou de la restauration;
     * Bilingue (anglais et français) avec d'excellentes compétences en communication écrite et verbale;
     * Connaissance des techniques de ventes, service à la clientèle et planification d’événements corporatifs;
     * Solides compétences organisationnelles (gestion du temps et gestion de projet) avec une capacité démontrée à bien travailler dans un environnement d'équipe;
     * Désir de tirer satisfaction d’un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide.

AVANTAGES:
     * Régime d’assurances collectives;
     * REER collectif et RPDB (Régime de participation différée aux bénéfices);
     * Accès à un Programme d’aide aux employés (PAE);
     * 50% de rabais employés dans tous nos établissements pour l’employé et 3 invités;
     * Rabais avec nos partenaires d’affaires (transport, bien-être, loisir);
     * Culture d’entreprise favorisant la valorisation des employés;
     * Événements de reconnaissance pour les employés;
     * Entreprise en pleine croissance (perspective d’évolution et développement personnel).

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