Adjoint.e administratif
Offer published on Feb 03
Offer details
Start date: As soon as possible
Salary: $46,000 per year
Full-time
Montreal, QC
About Gray Collection
Each of our hotels, spa and restaurants is a unique and original celebration of its neighbourhood and its city, and is connected to our other establishments by a shared philosophy of passion, generosity, excellence and maximum service. We want to offer the best of us to our guests, welcoming them to our family for however short or long their stay, going beyond what is expected.
Comprised of Hotel William Gray, Le Petit Hôtel, Auberge du Vieux-Port, Maggie Oakes, Terrasse William Gray, Perché, Spa William Gray, Gaspar, Pincette, Terrasse sur l’Auberge, BEVO Bar + Pizzeria, Jacopo and Vieux-Port Steakhouse, as well as the newly renovated & historic Hotel Metcalfe and its new restaurant Cocotte Bistro in Ottawa, Gray Collection offers understated luxury to the world’s travellers.
Job description
Relevant de la Gestionnaire du bureau chef, le ou la titulaire du poste collaborera avec les divers départements du bureau chef : ventes, marketing, ressources humaines, achats et comptabilité. Il ou elle agira à titre de premier point de contact avec nos invités, en personne à l’accueil de nos bureaux dans le Vieux-Montréal, par téléphone ou par courriel, offrant en tout temps un service à la clientèle efficient, amical et dynamique.
RESPONSABILITÉS :
- Offrir un accueil chaleureux aux visiteurs; répondre à toutes demandes générales et diriger les appels entrants aux bons départements;
- Assurer un suivi prompt aux demandes via téléphone, fax et courriel;
- Effectuer l’envoi du courrier quotidien;
- Effectuer les commandes des fournitures de bureau;
- Faire le suivi de l’inventaire administratif du bureau chef et du système d’archivage interne;
- Assister la gestionnaire du bureau dans divers projets (ex : programme de reconnaissance des employés, événements sociaux, etc.)
- Préparer une infolettre à chaque deux semaines pour tous les employés du Groupe;
- Effectuer la traduction de documents;
- Entretenir la propreté des aires communes, de la réception et de l’accueil;
- Redistribution du courrier et redirection de certains bordereaux aux bons départements, ainsi qu’aider aux besoins;
- Mise en page et rédaction du contenu des écrans des salles d'employé·es et mise en ondes du contenu;
- Gérer les réservations des différentes salles de réunions du siège social;
- Enregistrement codage des factures RH dans note logicielle comptable;
- Toutes autres tâches connexes.
Requirements
QUALIFICATIONS :
- DEC en secrétariat ou bureautique, un atout;
- Un minimum de 3 années d’expérience dans un milieu corporatif;
- Excellentes capacités organisationnelles;
- Capacité à gérer son temps par la gestion de priorités;
- Bon sens de l’initiative et attention aux détails;
- Capacité à apprendre rapidement, autonome, autodidacte;
- Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
- Capacité d’adaptation et flexibilité;
- Faire preuve de discrétion et diplomatie;
- Excellentes habiletés en communication, en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
AVANTAGES :
- Régime d’assurances collectives;
- REER collectif et RPDB (Régime de participation différée aux bénéfices);
- 50% de rabais employés dans tous nos établissements pour l’employé et 3 invités;
- Rabais avec nos partenaires d’affaires (transport, bien-être, loisir);
- Culture d’entreprise favorisant la valorisation des employés;
- Événements de reconnaissance pour les employés;
- Entreprise en pleine croissance (perspective d’évolution et développement personnel).
*Dans le présent document, nous avons tenté d’utiliser un vocabulaire neutre et adapté à toutes les personnes, peu importe leur genre. Toutefois, il peut arriver que certains termes, titres d’emplois et certaines tournures de phrase nous contraignent à utiliser le masculin comme genre neutre. Nous préférons vous en aviser.
Comme nous privilégions un environnement de travail inclusif, il est entendu que nous invitons toutes les personnes à postuler, peu importe leur genre.
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